BASE DE DATOS:

Conjunto de información almacenada de forma organizada.

Clases de bases de datos:

Base de datos documental

También llamada de archivos simples, contiene la información en una sola tabla.
Los datos comunes a varios registros deberán estar repetidos para cada uno de ellos.

Base de datos relacional

Utilizan tablas relacionadas o vinculadas entre sí. De este modo, se puede introducir la información de manera que los datos de una estén vinculados con los de otras.

TABLAS:

Conjunto de datos recogidos en filas y columnas, que constituyen los cimientos de la base de datos, ya que ésta es la información que se utilizará para trabajar. 

FORMULARIOS:

Presentación para manejar los datos en la pantalla.  

INFORMES:

 Relación de datos extraídos de las tablas o consultas. Permiten imprimir la información en un formato legible y atractivo CONSULTAS:
Búsqueda de datos mediante preguntas específicas. Se utilizan para recuperar la información almacenada en las tablas.

MACROS:

 Pequeños programas con los que se realiza una secuencia de operaciones repetitivas en un solo paso. 

MODULOS:

 Aplicaciones escritas en VBA que automatizan tareas en una base de datos.

AUTONUMERICO:

Valor numérico único que se inserta de manera automática al crear un nuevo registro. Por defecto, aumenta de uno en uno. Se utiliza en campos que serán clave principal.

MEMO:

Conjunto de datos similar al tipo Texto, pero con mayor capacidad de almacenamiento. 

NUMERICO:

Conjunto de datos numéricos con los que realizar operaciones matemáticas.

FECHA/HORA:

Estructura utilizada para introducir fechas y horas en los registros.

MONETARIO:

Tipo asignado a los valores monetarios.

SI/ NO:

Estructura utilizada para valores afirmativos o negativos, verdaderos o falsos, etc.

OBJETO OLE:

Objeto vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.
Puede contener información que provenga de otras aplicaciones.

HIPERVINCULO:

Combinación alfanumérica almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

ASISTENTE PARA BUSQUEDAS:

Aplicación que crea un campo para elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores, mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

DATOS ADJUNTOS:

Estructura concebida para almacenar todos los tipos de documentos de la base de datos sin necesidad de aumentar el tamaño.

CREACIÓN EN TABLAS VISTA DISEÑO:

Vista Diseñopermite crear tablas indicando el nombre de cada campo, el tipo de datos que se introducirán e, incluso, una pequeña descripción del contenido. 

CLAVE PRINCIPAL:

La característica que se añade al campo de una tabla para que Access reconozca que se trata del campo clave.  Cuál será la clave principal?  Uno o más campos que reúnan estos requisitos: · Que no se repita en ninguno de los registros. · Que no adquiera un valor nulo.

TAMAÑO

Indica el número máximo de caracteres que pueden introducirse (entre 0 y 255). 

FORMATO:

Determina el formato del campo (el tipo de fuente, tamaño, color, formato de número, decimales, etc.) para establecer el modo en que aparecen los datos en la pantalla o al imprimirlos.

LUGARES DECIMALES

Permite elegir el número de decimales cuando los datos son Número, Moneda o Autonumérico

. MÁSCARA DE ENTRADA:

Controla la forma de introducir la información. Obliga a introducir los datos en un formato estándar y reduce la posibilidad de cometer algún error.

TÍTULO:

Es una etiqueta que aparecerá en formularios e informes.

VALOR PREDETERMINADO:

Es el valor que toma el campo de manera predeterminada.

REGLA DE VALIDACIÓN:

Expresión que limita los valores para el campo.  TEXTO DE VALIDACIÓN: Es el mensaje que aparece cuando introducimos un valor no válido, es decir, que no cumple la regla de validación.

REQUERIDO:

 Al seleccionar Sí, Access exigirá que se introduzca obligatoriamente algún dato en ese campo, que nunca queda vacío.

PERMITIR LONGITUD CERO:

Guarda cadenas de longitud cero.

INDEXADO:

Acelera la búsqueda y ordenación de datos, así como las consultas que se hagan en el campo, aunque requiere más espacio para la información.

COMPRESIÓN UNICODE:

Es un estándar mundial para las comunicaciones entre ordenadores. Si se activa la opción Sí, los datos se almacenarán comprimidos.

RELACIONES ENTRE TABLAS: RELACIÓN UNO A UNO:

  Se da cuando un elemento de la Tabla 1 está relacionado con otro de la Tabla 2 y viceversa. 

Ejemplo:

Tabla 1: nombre de las personas.Tabla 2: DNI de las personas. Es decir, a cada persona le corresponde un DNI y viceversa.

UNO A VARIOS:

Si cada elemento de la Tabla 1 se relaciona con varios elementos de la Tabla 2; pero cada elemento de la Tabla 2 sólo lo está con un elemento de la Tabla 1. 

Ejemplo

:Tabla 1: equipos de fútbol. Tabla  2: jugadores de fútbol.  Cada equipo tiene varios jugadores pero cada jugador pertenece a un únicoequipo.

VARIOS A VARIOS:

En este caso, cada elemento de la Tabla 1 se encuentra relacionado con varios de la Tabla 2 y viceversa.

Ejemplo

:Tabla 1: títulos de películas.Tabla 2: nombre de actores.Cada película está protagonizada por varios actores, si bien cada actor interpreta más de una película.

FILTRO:

Una restricción a una tabla para que aparezca sólo un conjunto de registros y facilitar así la lectura y evaluación de cierta información. A la hora de establecer un filtro, conviene decidir los criterios que permitirán que un dato se muestre o no.

FINALIDAD DE LOS FILTROS:

Conocer qué registros contienen un dato determinado. ·Trabajar con unos registros en concreto. · Imprimir sólo los registros que nos interesen.

CONSULTA

: Es la hoja que se obtiene tras seleccionar los registros que cumplan unas condiciones determinadas, impuestas siempre por el usuario.

DIFERENCIAS ENTRE CONSULTAS Y FILTROS:

Con los filtros sólo se pueden utilizar campos de una misma tabla. · Con las consultas se pueden combinar campos de varias tablas.

FINALIDAD DE LAS CONSULTAS: ·

Ver, modificar o analizar datos. ·Constituyen origen de registros para formularios, informes, etc.

TIPOS DE CONSULTAS:

De selección:

Permiten mostrar los datos, analizarlos e incluso editarlos. Además, se pueden combinar, de forma automática, campos de dos o más tablas o consultas y utilizando los criterios que se especifiquen. Los resultados se muestran en el orden que se desee. Son las más habituales.

De tablas de referencias cruzadas:

Organizan la información según valores de agrupamiento distintos. Calculan la suma, la media u otro tipo de totales agrupando unos datos en la parte izquierda y otros en la parte superior.

De acción:

Se utilizan para realizar cambios a un determinado grupo de registros seleccionados mediante los parámetros especificados. Las consultas de esta clase pueden ser de eliminación, de actualización, de creación de tablas y de datos anexados (con las que se añaden a una tabla registros existentes en otra).

De unión:

Combinan campos de una o varias tablas en uno solo.

De búsqueda de duplicados:

Determinan si existen registros duplicados en una tabla o cuáles comparten el mismo valor.

De búsqueda de no coincidentes:

Ayudan a localizar registros en una tabla que no tengan registros relacionados en otra.

De parámetros:

Ofrecen la posibilidad de que el usuario especifique los criterios de búsqueda en el momento de ejecutarlas.

De totales:

 Se basan en el uso de funciones de agregado (suma, cuenta, max, etc.).

FORMULARIO

Es la herramienta que sirve para introducir, modificar y presentar la información almacenada en una o más tablas de una base de datos.  

PARTES DE UN FORMULARIO:

Encabezamiento

Figuran los datos identificativos del formulario.
·

Cuerpo

Expone toda la información relevante. ·

Pie

Incluye elementos orientativos, como el número de página, la fecha, etc.

OPCIÓN PARA LA CREACIÓN DE FORMULARIOS ·Formularios divididos

. Son formularios estándar.

·Asistente para formularios

Permite la creación de subformularios.

·Formularios en Vista Diseño

El usuario crea el formulario sin la ayuda del asistente, lo que permite mayor creatividad.

·Formularios avanzados

Incorporan controles.

INFORME:

Los informes obtienen la información de los campos de las tablas de la base de datos y la organizan y resumen de forma coherente. Resultan idóneos para trabajar cuando se necesitan copias impresas. Además, si se modifican los datos de las tablas, los informes se actualizarán automáticamente.

FORMAS DE CREAR UN INFORME:

·Con el Asistente para informes. ·En Vista Diseño. ·Autoinformes: informes sencillos.

SQL:

Es un lenguaje de consulta estructurado que permite realizar diversas tareas de gestión y control de bases de datos, además de realizar búsquedas y consultas.

Una sentencia SQL es un conjunto de palabras escritas en inglés con la que se indica qué se desea obtener y dónde buscarlo. Empieza siempre con un verbo y le siguen diversas cláusulas, obligatorias o no.  Algunas sentencias: SELECT, ALL, DISTINCT, FROM, WHERE.

NOMBRES EMPLEADOS EN EL SQL

: ·Nombre simple

Consta sólo del nombre de la columna.

·Nombre cualificado

Está formado por el nombre de la tabla, un punto y el nombre de la columna. Si el nombre tiene espacios en blanco, se escribirá entre corchetes. ·

Alias

Segunda denominación que se asigna a la tabla o la columna y con la que se mostrará al finalizar la tarea.