Microsoft Access: Creación y Gestión de Bases de Datos
Introducción a Microsoft Access
Microsoft Access es un software para crear bases de datos y gestionar información. Permite manipular datos en forma de tablas, crear relaciones entre ellas, generar consultas, diseñar formularios para introducir datos e informes para presentar la información. Su extensión es .accdb.
Barras de Access
- Barra de título: Contiene el nombre del programa y del archivo abierto. Incluye las opciones minimizar, maximizar y cerrar.
- Barra de acceso rápido: Posee las operaciones más habituales (guardar, rehacer o deshacer).
- Cinta de opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas y por categoría, con botones y menús.
- Pestaña Archivo: Posee las opciones relativas al programa y dos elementos: opciones que muestran más información a la derecha y los comandos inmediatos (que se ejecutan al hacer clic).
- Barra de estado: Ubicada en la parte inferior, proporciona información sobre la ventana/vista activa.
Objetos de Access
- Tablas: Almacenan información de un tema en particular. Contienen campos que almacenan datos como nombres, direcciones, etc. Un conjunto de datos para un mismo objeto en una tabla se denomina registro o fila.
- Consultas: Visiones personalizadas de los datos en las tablas, donde se pueden extraer los que cumplan con condiciones específicas.
- Formularios: Sirven para visualizar, introducir y modificar datos en tablas.
- Informes: Dan forma, calculan y resumen los datos. Generalmente se presentan de forma impresa.
Vista Diseño
Define las columnas de las tablas y otras consideraciones. Muestra el nombre de la tabla y la rejilla donde se definen las columnas. En la parte inferior izquierda están las pestañas «General» y «Búsqueda» para definir las propiedades del campo y a la derecha un recuadro de ayuda. En la primera fila se coloca el nombre del campo, en la segunda el tipo (que por defecto es texto) y en la tercera la descripción (opcional).
Tipos de Campos
- Texto: Caracteres, caracteres especiales y dígitos como nombres, direcciones, etc.
- Memo: Para textos de más de 255 caracteres (explicaciones o comentarios).
- Número: Datos numéricos para cálculos matemáticos.
- Fecha/Hora: Para introducir fechas y horas desde el año 100 al 9999.
- Moneda: Valores de dinero y datos numéricos para cálculos, con hasta 4 decimales.
- Autonumeración: Un número secuencial que Access asigna automáticamente al agregar un nuevo registro.
- Sí/No: Campos que contienen 1 de 2 valores (sí/no, verdadero/falso, activado/desactivado).
- Objeto OLE: Datos binarios (planilla de Excel, documento de Word).
- Hipervínculo: Texto o combinación de texto y número que funciona como dirección de hipervínculo.
- Datos Adjuntos: Archivos, imágenes, gráficos, hojas de cálculo. Similar a un correo electrónico. Ofrecen más eficacia y flexibilidad que los datos de Objeto OLE.
- Calculado: Su valor es el resultado de una operación aritmética o lógica realizada con datos de otros campos.
Sectores de la Planilla QBE
- Campo: Se indica el campo a utilizar, ya sea de la tabla o uno calculado.
- Tabla: Se indica el nombre de la tabla de origen del campo.
- Orden: Sirve para ordenar las filas.
- Mostrar: Activa o desactiva la visualización del resultado.
- Criterios: Se especifica la condición que deben cumplir los registros para aparecer en el resultado.
- O: Esta y las siguientes filas se usan para combinar condiciones.
Formularios
Sirven para definir pantallas y editar los registros de una tabla o consulta.
Creación de Formularios
- Abrir el asistente de formularios (en la pestaña Formularios).
- Elegir la tabla o consulta e introducir los campos.
- Elegir la distribución de los datos (en columnas, tabular, hoja de datos o justificado).
- Seleccionar el estilo del formulario.
- Abrir el formulario para ver o introducir información, o modificar el diseño en la vista Diseño.
Propiedades del Campo
- Clave principal: Proporciona un valor único para cada fila (identificador). Puede ser un campo o un grupo de campos.
- Tamaño del campo: Para campos de texto, determina el número máximo de caracteres. Para campos numéricos, se clasifican en Entero, Entero largo, Simple, Doble, Decimal, etc.
- Formato del campo: Personaliza la presentación de datos (excepto OLE, Hipervínculo y Datos adjuntos).
- Lugares decimales: Indica el número de decimales para tipos de datos Número, Autonumeración o Moneda.
- Máscara de entrada: Controla los valores que los usuarios pueden introducir.
- Título: Indica cómo se visualiza la cabecera del campo.
- Valor predeterminado: Valor que se almacena automáticamente si no se introduce otro.
- Regla de validación: Controla la entrada de datos según un criterio específico.
- Texto de validación: Texto que se muestra si se introduce un valor que no cumple la regla de validación.
- Requerido: Indica si un campo debe rellenarse obligatoriamente (Sí/No).
- Longitud cero: Controla que no se puedan introducir valores vacíos.
- Indexado: Útil para establecer un índice de un solo campo.
Relaciones
Permiten la utilización simultánea de datos de varias tablas.
- Uno a uno: Cuando un registro de una tabla se relaciona con un único registro de otra tabla.
- Uno a varios: Cuando un registro de una tabla se relaciona con un único registro de otra, pero un registro de la segunda tabla puede tener varios registros relacionados en la primera.
- Varios a varios: Cuando un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de otra tabla.
Tipos de Consultas
- De selección: Extraen o muestran datos que cumplen criterios específicos y permiten modificarlos.
- De acción: Realizan cambios en los registros. Tipos: eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas.
- De eliminación: Eliminan registros que cumplen el criterio de búsqueda.
- De creación de tablas: Crean nuevas tablas a partir de datos existentes.
- De datos anexados: Agregan datos de una tabla a otra.
- De actualización: Modifican datos en los registros.
- Consultas SQL: Se definen en lenguaje SQL (ej. consultas de unión).
- Consultas con parámetros: El usuario introduce el valor del parámetro al ejecutar la consulta.
- Consultas multitabla: Obtienen datos de varias tablas.
- Consultas de resumen: Resumen las filas de origen. Utilizan funciones de agregado (Suma, Promedio, DesvStard, Var, Min, Max, Cuenta) y la opción «Agrupar por».
Informes
Presentan datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimir. Permiten agrupar información y calcular totales.
Creación de Informes
- Abrir el asistente para informes (en la pestaña Informes).
- Elegir la tabla o consulta e introducir los campos.
- Elegir los niveles de agrupamiento.
- Elegir el orden de los registros (ascendente o descendente).
- Elegir la distribución de los datos (en pasos, bloque o esquema) y la orientación (vertical u horizontal).
- Escribir el título del informe.
- Ver el informe o modificar su diseño.