Bases de Datos

Un gestor de bases de datos (o simplemente base de datos) es un programa que permite: Introducir datos, Almacenar datos, Recuperar datos y trabajar con ellos. Sustituye con ventaja al almacenamiento de información en papel (carpetas, archivadores, etc.).

Tablas, Registros y Campos

La base de datos almacena la información en forma de tablas. Las filas corresponden con los registros y las celdas con los campos.

Bases de Datos Relacionales

En la mayoría de los casos, la utilización de una única tabla es poco eficiente debido a la gran cantidad de redundancias. Es preferible emplear varias tablas relacionadas por campos comunes (número de expediente, número de profesor, DNI, etc.). En el ejemplo del hospital, se observan como campos comunes el nombre del médico y el código de especialidad.

Ejemplo de Relaciones

Ejemplo del hospital:

Utilidad de una Base de Datos

• Ordenar datos
• Búsquedas de datos
• Obtener formularios (entrada de datos)
• Obtener informes (presentaciones)
• Realizar cálculos y sumarios

Tablas: Vista Diseño

El primer paso en una base de datos es crear las tablas. Existen dos vistas: Diseño y Hoja de datos.

Tablas: Vista Hoja de Datos

Se puede crear la tabla introduciendo datos directamente, sin definir previamente los campos.

Tablas: Vista Hoja de Datos (II)

Cuando se haya terminado de escribir datos: Cerramos la tabla y nos pedirá un nombre. Nos indicará si queremos una clave principal. Este tipo de vista sirve para tablas de diseño sencillo porque hay poco control sobre el tipo de datos (después generalmente se perfecciona con la vista diseño).

Crear Tablas con Plantilla

Puede ser interesante utilizar una plantilla si la tabla que deseamos se adapta a alguno de los modelos que contempla Access.

Campos: Tipos de Datos

• Texto: Hasta 255 caracteres.
• Memo: Para campos de más caracteres (hasta 64kB).
• Numérico: byte, entero, entero largo, simple, doble, etc.
• Fecha/hora: fecha y/u hora corta, larga, etc.
• Moneda: numérico adaptado para monedas.
• Autonumérico: Se genera automáticamente (1,2,3,…).
• Si/no: verdadero/falso, activado/desactivado.
• Objeto OLE: vinculado o incrustado: hoja de datos, imagen, documento de Word, sonido, etc.
• Hipervínculo.

Clave Principal

El contenido de este campo identifica cada registro de manera única. No puede haber dos claves principales iguales. Se observa que el campo Código del cliente se ha establecido como clave principal.

Propiedades de los Campos

Son: tamaño, formato, máscara de entrada, título, valor predeterminado, regla de validación, texto de validación, requerido, permitir longitud cero e indexado.

Propiedad de Campo: Tamaño

En campos de texto indica el número de caracteres (máximo 255). En campos numéricos encontramos diferentes opciones.

Propiedad de Campo: Formato

Sólo afecta a la presentación, no al valor almacenado. Generalmente nos encontramos con un desplegable que nos permite elegir el formato. Varias posibilidades: Formato para campos numéricos, Formato para campos de texto y memo, Formato para campos sí/no, Formato para todo tipo de campos.

Propiedad: Máscara de Entrada

En campos texto, numérico, moneda y fecha/hora. Obliga a que los datos introducidos se ajusten a una determinada plantilla. Al pinchar se abre la ventana del asistente para máscaras, donde se especificará el formato de entrada de los datos.

Otras Propiedades

• Valor predeterminado: Introduce un valor por defecto en el campo correspondiente.
• Regla de validación: Especifica condiciones que deben cumplir los datos para que Access los acepte.
• Texto de validación: Informa al usuario de por qué no se admite un dato.
• Requerido: Si se activa con sí, no dejará que el usuario abandone el registro sin tener el campo cumplimentado.
• Indexado: Crea un índice de ese campo para acelerar las búsquedas.

Consultas

Actúan como filtros avanzados. Emplean a menudo más de una tabla.

Tipos de Consultas

• Consulta de selección.
• Consulta de acción: de creación de tabla, de actualización, de eliminación y de datos anexados.
• Consulta de referencias cruzadas (ejemplo: número de personas nacidas en Alicante y que sean de una determinada especialidad).

Consultas de Acción

• De creación de tabla: Al ejecutar la consulta, se crea una nueva tabla con el resultado de ésta. Ejemplo: tablas alumnos y empresas de FCTs, relacionadas por CIF de empresa. Podemos crear una nueva tabla únicamente con los nombres de los alumnos y el nombre de la empresa donde realizan la FCT.
• De actualización: Permite actualizar los valores de campos de una tabla. Ejemplo: Tabla de salarios de empleados que hay que actualizar aplicando el IPC.

Consultas de Acción (II)

• De eliminación: Permiten borrar los registros que cumplan unas determinadas condiciones. Ejemplo: Tabla alumnos con un campo sí/no denominado Baja. Se ejecutaría una consulta de eliminación para borrar los alumnos con Baja=sí.
• De datos anexados: Permiten añadir registros de una tabla a otra. Ejemplo: Dos institutos se unen y quieren obtener una tabla que incluya a los alumnos de ambos centros.

Consultas: Establecer Criterios

Trabajando con los criterios se puede realizar el filtrado de forma potente. En la figura superior se busca la relación alfabética (por título) de los libros cuya ciudad sea Valencia.

Consultas: Criterios (II)

Se puede emplear:

• Rangos de valores: Entre ….. Y …….
• Operadores de comparación: <=, >=, <>
• Lista de valores: En (valor1;valor2;valor3)
• Varios criterios: En diferentes campos: equivale a un Y lógico (AND), En el mismo campo: equivale a un O lógico (OR)

Consultas: Campos Calculados

Se puede crear un campo con la operación de varios campos de una tabla. En la figura superior, el nuevo campo es Total y corresponde con el producto de dos campos de la tabla Total: [Unidades EnPedido] * [Precio Unidad].

Formularios

Permiten la introducción de datos en las tablas de forma más sencilla y limpia. Normalmente se crea el formulario utilizando un asistente y luego se perfecciona en vista diseño. Mediante los controles (objetos que muestran datos, realizan acciones o decoran) podemos conseguir una gran potencia.

Informes

Permiten la presentación (orientada a la impresión) de los datos de las tablas o de las consultas. Como los formularios, se suelen crear empleando un asistente. Después se perfeccionan en vista diseño. Permite agrupar los registros en función del valor de un campo.