Diseño Efectivo de Sistemas: Diccionarios de Datos, Entradas y Salidas

Diseño de Diccionarios de Datos: Tipos y Usos

Un diccionario de datos es un listado que se organiza alfabéticamente o por grupos (ejemplo: flujos de datos, archivos, etc.) con todos los elementos lógicos que componen el sistema.

Tipos de diccionarios:

De flujos de datos
De elementos de datos
De estructuras de datos
De archivos
De proceso
De descripción de procesos

Puede ver los diferentes formatos sugeridos en la metodología MEDSI (Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información) propuesta por el profesor Jonás Montilva (ULA-Andes).

Usos de los diccionarios de datos: un diccionario de datos permite tener documentado el diseño del sistema propuesto. Es una herramienta que, en conjunto con los diagramas de contexto, diagramas expandidos y diagramas nivel cero, documentan en detalle el nuevo sistema, facilitando así, a futuro, la labor de mantenimiento del sistema.

Diseño de Sistemas: Diseño Preliminar y Diseño Detallado. Diseño de Formatos de Entrada y Salida, Diseño de Pantallas. Especificaciones Funcionales

El diseño de sistemas es la etapa del desarrollo donde se define cómo resolver el problema usando un programa de computadora. La creatividad del diseñador convierte esta etapa en un arte. El diseño consta de dos secciones básicas:

Diseño Externo

El cual se refiere a la sección del programa que está expuesta y que será, de hecho, la manera en que el usuario conocerá al sistema. Este consiste en: Diseño de salidas, Diseño de entradas, Diseño de interfaz de usuario y diseño de base de datos.

Diseño de Salidas

Lo primero que debe diseñarse del sistema son las salidas, pues es ahí donde el usuario comprueba el cumplimiento de sus especificaciones en el sistema.

Diseño de salidas en pantalla

La salida es un recurso importante para el diseñador. Estas deben cumplir ciertos aspectos propios de la naturaleza del método, tales como:

Facilidad de navegación
Claridad de la información

Los elementos que se incluyan en la pantalla deben ser congruentes entre ellos para evitar confusión al usuario. Las salidas se pueden presentar variadamente de acuerdo con el propósito y el usuario. Se puede presentar la información por elemento, ya sea tabulada o gráficamente. En todos los casos, se debe respetar la convención de lectura: de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Diseño de salida impresa

A la salida impresa se le conoce también como reporte. Un reporte es un documento que puede ser revisado por varias personas y archivado para alguna revisión posterior.

Para diseñar un reporte se debe considerar:

Tamaño y posición de la hoja
Forma del reporte (tabular, gráfico, etc.)
Distribución de la información
Debe tener un encabezado de reporte, que describa el contenido y el período que se cubre con la información presentada
Fecha de impresión
Número total de hojas, entre otros.

En el diseño del reporte se debe cuidar la distribución de la información, los encabezados de columna y los totales; todos ellos deben ser claros y fácilmente identificables por el lector.

Diseño de entradas

Para producir las salidas de información que se diseñaron es necesario contemplar las entradas de los datos requeridos.

Objetivos del diseño de entradas

Mantener la sencillez y la congruencia
Ser efectiva
Claridad y facilidad de uso

Para iniciar una captura de datos efectiva, se deben definir todos los datos a capturar. El diseñador deberá decidir: Qué datos se capturan por el usuario, Qué datos se calculan por el sistema, Qué datos se obtienen de los almacenes de datos.

Existen diversos métodos que el diseñador debe considerar para la captura de datos:

Teclado
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Reconocimiento de caracteres por cinta magnética (MICR)
Formas preimpresas sensibles a marcas
Códigos de barras

Diseño de la interfaz

La interfaz es la comunicación o diálogo que se desarrolla entre el sistema y el usuario.

Objetivos del diseño de la interfaz

Incrementar la efectividad y eficiencia del sistema: el sistema es eficiente cuando las acciones que se pueden realizar están expresadas en forma clara y lógica.
Incrementar la productividad del usuario: el usuario incrementa su productividad cuando el sistema le permite capturar un gran número de transacciones en forma rápida y efectiva.

Diseño Interno

Se refiere a la sección que los programadores necesitarán para poder codificar el programa. El diseño interno consiste de: Diseño de la estructura del sistema y Diseño de los algoritmos de los procesos.

Objetivos del diseño de salidas

Cumplir con el propósito establecido
Presentar una cantidad adecuada de información en función de quién usará dicha salida
Planear la frecuencia con la que se producirá la salida de acuerdo con los requisitos del usuario
Elegir el método adecuado de salida, adecuado para el usuario

Métodos de salida

Método de salida

Ventajas

Desventajas

Pantalla

Interactiva

Silenciosa

Adecuada para salidas frecuentes

Requiere espacio

No es permanente

Costosa

Impresora

Flexible

Útil para gran volumen de datos

Confiable

Puede presentar problemas de compatibilidad con el software

Requiere intervención humana

Audio

Útil para mensajes cortos

Útil para dejar las manos libres al usuario