2.2.2.- DOCUMENTOS NO CLÍNICOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL SERVICIO Y/O UNIDAD DE ENFERMERÍA
En cada servicio o unidad de enfermería es fundamental garantizar una buena calidad en los servicios asistenciales prestados a los usuarios del centro sanitario. Para ello es imprescindible realizar unabuena gestión tanto de los recursos humanos o de personal como de los recursos materiales.
Cada centro sanitario diseñará los documentos relacionados con este tipo de actividades según su propio modelo de funcionamiento. En general encontramos los siguientes documentos:
1.-
Hoja de «Planing» de Trabajo, donde se recogen los turnos de trabajo así como las actividades a realizar del personal de la unidad o servicio.
2.-
Hoja de Solicitud de Material Sanitario, donde se solicita al almacén central del hospital material como agujas, sondas, calzas, etc.
3.-
Hoja de Solicitud de Material No Sanitario, en ellas se solicita al almacén central material para el funcionamiento de la unidad o servicio como sillas, material de oficina, etc.
4.-
LISTADO DE TRABAJO, es un documento de trabajo interno y propio del laboratorio.
En él se recogen los datos de los volantes- petición que son necesarios para controlar el funcionamiento analítico diario de una determinada sección del Laboratorio. Así se pueden generar lista de trabajo para hematología, bioquímica, microbiología, etc. En la lista de trabajo se deben recoger:
– El número identificativo de la muestra.
– El tipo de técnica analítica solicitada para dicha muestra en una determinada sección.
– Otros datos opcionales, pruebas ya realizadas, nombre y apellidos del paciente, etc.
El uso de la lista de trabajo debe servir al personal del Laboratorio fundamentalmente para:
- Verificar que el autoanalizador tiene programadas las técnicas solicitadas para cada muestra.
- Que las muestras que debemos procesar diariamente se corresponden con aquellas que recoge la lista de trabajo. Anotaremos aquellas que falten o sobren.
- Para realizar la Validación Técnica de los resultados antes de emitir el dictamen-informen, es decir comprobaremos que los resultados emitidos por los autoanalizadores se corresponden con los programados para las distintas muestras y que no falta ningún resultado por recibir.
2.2.3.- DOCUMENTACIÓN NO CLÍNICA RELACIONADA CON LA COMUNICACIÓN
Son documentos relacionados con los trámites burocráticos que debemos realizar para comunicar cualquier acontecimiento bien entre el centro asistencial y el propio paciente o bien entre el centro asistencial y otro organismo. Ejemplos de este tipo de documentos serían:
1.-
Justificante de visita a consulta
Documento, que a petición del usuario, se realiza para justificar la asistencia a una determinada consulta sanitaria en el centro asistencial.
2.-
Certificado de nacimiento o defunción
Documentos que servirán para comunicar estos hechos al Registro Civil del Juzgado.
3.-
Parte de lesiones al juzgado
Documento donde el personal facultativo comunica al Juzgado, las lesiones que un paciente presenta ante cualquier tipo de accidente o ante sospecha de malos tratos. Con esta comunicación, el Juzgado, si lo considera oportuno, iniciará una investigación del caso.
4.-
Impresos de notificación de enfermedades de declaración obligatoria
Son documentos que deben cumplimentar de forma obligatoria y periódicamente los facultativos y donde se comunican al Servicio de Epidemiología del INSALUD o la Consejería de Salud el número de enfermos asistidos con enfermedades que pueden causar epidemias importantes en la comunidad como gripe, tuberculosis, etc.
2.3.- SISTEMA DE INFORMATIZACIÓN DEL LABORATORIO (SIL)
La informatización de un laboratorio clínico es una herramienta básica para conseguir una gestión integral de calidad del mismo. El Sistema Informático del Laboratorio (SIL)
permite agilizar la información y mejorar la comunicación. El SIL puede adaptarse para cubrir las necesidades tanto de pequeños laboratorios como de complejas estructuraciones de laboratorios en un gran centro sanitario.
El SIL permite:
1.- Un manejo fácil de la información, del registro de peticiones analíticas, de la distribución del trabajo (listas de trabajo), de la gestión de informes, etc.
2.- Una gestión analítica más funcional, rápida y de calidad, permitiendo la validación tanto técnica como clínica de los resultados, control en la toma de muestras, etc.
3.- Utilización de una base de datos de resultados de pacientes, que permite reeditar analíticas antiguas, realizar informes acumulativos de pacientes, comparar con resultados anteriores, etc.
4.- La gestión administrativa proporcionando datos sobre gastos, consumos, realizando estadísticas de pacientes, servicios, etc. Permite por tanto conocer la razón coste/servicio, realizar facturaciones en aquellos laboratorios que lo requieran o, en su defecto, llevar la contabilidad analítica.
Por tanto, con el SIL como herramienta de trabajo, se favorece la comunicación intra y extra- servicio para recibir y transmitir la información que llega y que genera el laboratorio
Distinguimos:
2.3.1.- HARDWARE (ORDENADORES Y PERIFÉRICOS)
El sistema informático debe ser aquel que mejor se adapte a cada laboratorio, sin escatimar los medios. Cada laboratorio, por tanto, dispondrá de un sistema propio y particular. En la CPU (Unidad Central de Procesamiento) se almacena toda la información que llega y que se genera en el laboratorio. Esta información suele estar en bases de datos guardada bien en los discos duros de la propia unidad o bien en otros sistemas de almacenamiento como USB o memorias externas.
A la CPU pueden estar conectados:
– Terminales en las distintas secciones del laboratorio (sistema multipuesto para multitarea).
– Diversas impresoras para generación de informes.
– Los autoanalizadores del laboratorio. Estas conexiones son bidireccionales ya que el autoanalizador recibe la información del paciente directamente de la CPU y envía los resultados a la base de datos de esta. Estas conexiones favorecen la transmisión de datos, disminuyen el tiempo y los errores de tecleado y agilizan el proceso analítico.
– Dispositivos periféricos telefónicos o de fax que permiten comunicación con otros sistemas informáticos de otros laboratorios.
– Internet y/o intranet.
2.3.2.- SOFTWARE (PROGRAMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DE LABORATORIO)
Existen numerosos programas de gestión del laboratorio, pero independientemente de las características de éstos, es importante que se adapten a las necesidades del laboratorio, sean manejables y sencillos, adaptables al usuario y con la posibilidad de poder ser actualizados.
Todo programa debe contener como aplicaciones mínimas:
2.3.2.1.- GESTIÓN DE PETICIONES
El programa informático permite la introducción de datos del volante o solicitud de petición al SIL y debe contar con módulos de generación de agendas de citación de pacientes, entrada de muestras, consultas de pacientes, introducción de parámetros analíticos solicitados, etc. En la actualidad la mayoría de los programas permiten la introducción de datos bien a través del teclado o bien por lectura de código de barras.
Dentro de cada petición analítica podemos distinguir:
Número de identificación
Es único para cada solicitud analítica, siendo el que utiliza el sistema informático para su trabajo. Este número es asignado por el personal del laboratorio a cada paciente/cliente. Existen diferentes formas de asignar un número de identificación, por ejemplo:
– Numeración correlativa (diaria, mensual, trimestral, etc.)
– Numeración no correlativa (cada grupo de números representa una planta, un centro de salud, etc. Puede ir o no precedida de dígitos que indiquen la fecha de extracción con día/mes/año.
Datos demográficos
Donde introduciremos los datos administrativos correspondientes a la filiación del paciente, del servicio ó médico peticionario, etc.
Datos de peticiones
Serían los análisis solicitados. Se pueden encontrar en la actualidad varias formas diferentes de solicitudes:
– Solicitud individual del parámetro o petición analítica, en la que se solicita uno por uno los analitos que queremos que nos procese el laboratorio.
– Solicitud por perfiles, en los que se agrupan varios parámetros que se solicitan siempre para realizar de forma conjunta. Por ejemplo, perfil hepático incluiría realizar una glucemia, transaminasas, bilirrubina, etc. Estos parámetros se pueden agrupar bien porque el autoanalizador permita su programación conjunta (perfil de autoanalizador)
O bien porque dichos parámetros analíticos están relacionados con una misma patología o enfermedad (perfil semiológico)
.
– Existe una tendencia, en ciertos volantes o solicitudes peticionarias, de agrupar las pruebas en función del área de trabajo, así encontramos pruebas en hematología, bioquímica, orinas, etc.
Si bien existe un espíritu de unificar el tipo de volante o solicitud peticionaria dentro del Área de Salud donde cada laboratorio desempeña su labor, también es cierto que existe una gran discrepancia entre los distintos laboratorios de las distintas Áreas Sanitarias.