La calidad en las compras
La función compras es una de las claves de la empresa. De su eficacia y organización dependen los resultados de la empresa.
Una mala gestión puede ocasionar:
-La fábrica se para por no recibir el material a tiempo.
-Los clientes devuelven productos por defectos en los materiales.
-El almacén acumula demasiado por una compra excesiva.
Estos casos provocan grandes pérdidas.
Las funciones relacionadas con las compras
-Definir especificaciones de productos a comprar.
-Seleccionar los proveedores.
-Negociar con los proveedores las condiciones de las compras.
-Aprovisionamiento, es decir realizar pedidos cuando se necesite.
-Seguimiento del pedido para evitar retrasos.
-Recepción y comprobación del producto.
-Pago de la factura al proveedor.
Las especificaciones
La empresa debe tener claramente definidas las especificaciones de los productos a comprar.
Los principales grupos son:
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Materias primas
Son las piezas usadas por la empresa para fabricar un producto.
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Materias auxiliares
Se añaden durante el proceso de fábrica, como tinta, aceite, pegamento.
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Material de envase y embalaje
Para conservar y llevar el producto. Tarros, palets, botellas.
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Mantenimiento
Contratar mantenimiento de los equipos de producción e instalaciones generales.
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Estudios
Estudios de mercado para lanzamiento de un producto.
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Repuestos
Recambios para las máquinas en caso de avería.
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Almacenamiento
Servicio de depósito en almacenes ajenos a la empresa.
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Transporte
Transporte del producto terminado, realizado por otras empresas.
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Equipos de producción
La maquinaria necesaria para fabricar los productos.
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Equipos auxiliares
Maquinaria de apoyo a la producción, carretillas eléctricas cintas elevadoras, etc.
Fichas o cuadernos de especificaciones
Las especificaciones de compra se formalizan por escrito en fichas o cuadernos, estos incluyen para cada producto:
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Descripción del producto
Nombre, identificación, código.
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Características básicas del producto
Dimensiones, composición, planos.
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Características de comportamiento
Vida útil, resistencia, capacidad.
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Características del embalaje
Dimensiones de la caja, unidades por caja, dimensiones del palet, unidades por palet.
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Controles a realizar por el proveedor
Descripción de los controles y envío de los resultados.
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Características del servicio
Tipo de transporte, plazo de entrega.
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Requisitos administrativos y legales
Disponer de los permisos y certificados exigidos por la ley.
Homologación de proveedores
Es un proceso por el cual una empresa define los proveedores que están cualificados para suministrarle productos o servicios.
Puede realizarse a través de varios métodos:
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Auditoría
Se realiza una visita al proveedor para evaluar factores previamente definidos. Este obtendrá una puntuación que determinará si se acepta o rechaza.
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Test de producto
Se utiliza el producto en la producción para ver su comportamiento. Al final de la prueba se homologa o no al proveedor.
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Homologación por histórico
Para homologar proveedores que ya han trabajado con la empresa. Se analizan los resultados históricos,
cantidades suministradas, número de envíos, resultados de controles, etc. Según sus resultados se le homologa o no.
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Cuestionario de homologación
Similar a auditoría pero sin visita. Se realiza un cuestionario con datos importantes sobre la actividad, organización los medios, etc.
Según sus respuestas se le homologa o no.
En estos procesos deben participar representantes de los departamentos compras, calidad, usuario, producción si son materias primas, almacén si es el transporte.
Después se deberá difundir la lista de proveedores a todo el personal que tenga responsabilidad de compra de productos para que no puedan comprar a proveedores no incluidos.
Evaluación de proveedores
Una vez homologado se hace una evaluación continuada para asegurar que cumple los requisitos permanentemente. Los criterios de evaluación deben incluir:
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Calidad de los suministros
Con este criterio se mide si ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Se tienen en cuenta los controles de recepción y las posibles
incidencias en el producto suministrado.
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Fiabilidad del plazo de los suministros
Se mide la cumplimentación de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante porque un retraso puede hacer
parar el proceso productivo.
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Flexibilidad del proveedor
El grado de adaptación a las necesidades de la empresa. Por ejemplo la reacción ante un pedido urgente no previsto.
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Fiabilidad de la información
Se valora la relación administrativa, calidad de ofertas, fiabilidad de sus albaranes, facturas y fiabilidad de plazos de facturación.
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Competitividad. Precios
Este criterio evalúa la relación calidad-precio con el resto de proveedores.
Después de definir los criterios hay que darles un peso ya que no todos los criterios tienen la misma importancia. Por ejemplo:
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Calidad de los suministros 50%
-Fiabilidad de los suministros 20%
-Flexibilidad del proveedor 20%
-Fiabilidad de la información 5%
-Competitividad. Precios 5%
Después se define un sistema de puntuación para cada criterio. 0-5, 0-10, A B y C, etc.
Por ejemplo en el caso de calidad de los suministros en una escala del 0-5.
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Puntuación 5
Ningún incumplimiento de especificaciones en el periodo evaluado.
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Puntuación 4
Incumplimientos entre 1% y 2% de las cantidades suministradas.
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Puntuación 3
Incumplimientos entre 3% y 5% de las cantidades suministradas.
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Puntuación 2
Incumplimientos entre 6% y 10% de las cantidades suministradas.
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Puntuación 1
Incumplimientos entre el 11% y 20% de las cantidades suministradas.
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Puntuación 0
Incumplimientos por encima del 20% de las cantidades suministradas.
Finalmente se define la frecuencia de la evaluación, trimestral, semestral, anual, y las acciones a tomar según la puntuación obtenida. Ejemplo:
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Proveedores con puntuación 0
Dejan de ser proveedores homologados. Para volver deberán pasar de nuevo la homologación.
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Proveedores con puntuación 1 o 2
Se le notifica por escrito al proveedor que en un mes deberán corregir sus incumplimientos.
Si en 2 meses no puede demostrar que los corrige perderá la homologación.
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Proveedores con puntuación 3 o 4
Se notifican al proveedor los incumplimientos y solicita un plan para corregirlos, anunciándole que en la próxima evaluación
deberá mejorar sus resultados.
Con todo esto se consigue seleccionar a los mejores proveedores y mejorar progresivamente la calidad de los suministros.
Las evaluaciones deberán quedar reflejadas en fichas. Con los proveedores que tengan mejor puntuación se pueden realizar acuerdos de calidad concertada.
Estos acuerdos suponen menos costes de controles a medida que crece la confianza en dichos proveedores.
Los productos
Un producto está definido por sus especificaciones. La descripción de las especificaciones debe contener al menos:
-El título o denominación del producto. Denominación técnica y comercial.
-Las aplicaciones del producto. Utilidad y formas de utilización.
-Las condiciones adecuadas de fabricación, instalación, almacenamiento y uso. Características, precauciones, almacenamiento.
-Las características físicas. Dimensiones, composición, dureza, conductividad, etc.
-Las características de fiabilidad. Condiciones de uso y funcionamiento y periodo de tiempo que no tendrá fallos.
-Las características de mantenimiento. Formas, métodos y operaciones de mantenimiento.
-Los métodos de ensayo y los criterios de aceptación. Instrumentos de medida, tolerancias.
-El embalaje y protección del producto. Medios de protección para almacenamiento, manipulación y transporte.
-Informaciones especiales y de servicio postventa. Todo tipo de informaciones importantes no contempladas en las anteriores.
En la práctica no es tan exhaustiva, pero se debe tener en cuenta lo más importante de las especificaciones que son las características esenciales del producto.
El control de la calidad
El proceso de control sigue siete etapas que son:
-Establecer el objeto del control.
-Elegir unidad de medida.
-Establecer el valor normal de la especificación a controlar.
-Establecer un instrumento de medida.
-Realizar la medición de la magnitud en la unidad elegida.
-Interpretar las diferencias entre valor real y valor normal o estándar.
-Actuar sobre las diferencias encontradas.
El control de calidad no es solo al producto final sino a todo el proceso de producción desde recepción de materias primas hasta el producto final.
Para realizar el control de calidad se realiza la inspección.
Inspección
La inspección es la evaluación de alguna característica del producto.
Las actuaciones para realizar una inspección son las siguientes:
-Determinación de la característica a inspeccionar.
-Medición o ensayo de la calidad de esa característica.
-Comparación de la característica estándar con la medida obtenida.
-Decisión sobre el destino de los casos conformes.
-Decisión sobre el destino de los casos no conformes.
-Registro de los datos obtenidos.
Modalidades de inspección
Dependiendo del producto la inspección puede ser:
-Inspección de elementos independientes, como tornillos, platos o bolas de rodamiento.
-Inspección de partes de una masa, como una colada de acero o una cuba de vino.
Normalmente se inspeccionan por lotes.
La intensidad de las inspecciones pueden ser:
-No inspeccionar, cuando hay garantías por el propio dominio de fabricación de que el producto cumple las especificaciones.
-Inspección por muestras pequeñas para verificar el mantenimiento de las condiciones.
-Inspección por muestras amplias, mediante muestreo aleatorio.
-Inspección al 100% cuando son productos críticos o complejos en los que el muestreo aleatorio no es suficiente.
La inspección por muestreo
La principal ventaja del muestreo frente a la inspección 100%, es la economía porque se inspecciona solo una parte del lote.
Para realizarlo hay que elaborar un plan de muestreo que debe determinar:
-El tamaño del lote, que se representa por N y es el número de piezas o cantidad del lote.
-El tamaño de la muestra, que se representa por n y es el número de cantidad de material de la muestra.
-El número de aceptación, que se representa por c y es el número máximo de piezas defectuosas para aceptar el lote.
Los lotes aceptados continúan el proceso, para los rechazados se establece su tratamiento que puede ser:
-Inutilizar el lote.
-Inspeccionar el lote para separar o reparar las piezas defectuosas.
-Realizar una segunda muestra separando o reparando las piezas defectuosas.
El autocontrol
Habitualmente las inspecciones las realizan verificadores que son personas diferentes a los operarios.
Las razones de esta separación son:
-Por la especificación y conocimientos de los verificadores.
-Por separar responsabilidades.
-Por necesidad de equipos de medida complejos que están en laboratorios o lugares diferentes de la fábrica.
Sin embargo esta separación tiene desventajas, por ejemplo:
-Aumento de coste de personal.
-Pérdida de responsabilidad del personal de ejecución ya que saben que si sale mal lo corregirán después los verificadores.
Por eso se intenta implantar el autocontrol, que consiste en que los propios operarios realicen la inspección en sus puestos.
Se puede implantar el autocontrol si se dan diversas circunstancias:
-Si la saturación del tiempo del operario le permite realizar inspecciones sin desatender sus responsabilidades.
-Si la capacidad del operario es suficiente o puede adquirirla para realizar la inspección.
-Si es posible la utilización de equipos de medida en el puesto de trabajo.
-Si los resultados de la inspección no repercuten negativamente en el salario, trabajo o valoración del personal de ejecución.
La calidad en el almacén y las expediciones
Para conservar la calidad del producto hasta el cliente final, en el almacén se debe:
-Respetar las especificaciones propias de almacenamiento, como son las condiciones ambientales, temperatura, altura, etc.
-Proveer los medios necesarios para prevenir el deterioro del producto, como son locales de almacenamiento.
-Establecer los métodos apropiados para autorizar la entrada o salidas de los productos de los locales de almacenamiento.
-Evaluar el estado de conservación a los intervalos oportunos.
-Aplicar los medios de embalaje y marcado adecuados.
El control del proceso
Es un conjunto de elementos que aportan valor añadido a una entrada para proporcionar una salida a un cliente.
Para garantizar el cumplimiento de las especificaciones los controles se enfocan hacia:
-La detección de los defectos. Control unitario 100% del producto, o control estadístico por lotes.
-La prevención de los defectos. Control estadístico del proceso.
El control estadístico del proceso
Es un método enfocado a la prevención para poder intervenir antes de producirse el defecto y permite:
-Asegurar la conformidad del producto con las especificaciones requeridas dando mayor confianza al cliente.
-Reducir o suprimir las causas de aparición de los defectos.
-Aumentar la estabilidad evitando variaciones bruscas de algún parámetro.
-Dar información inmediata al operario sobre la evolución del proceso.
-Disminuir costes de calidad, al disminuir reparaciones y rechazos.
El control estadístico del proceso utiliza dos herramientas, el histograma y el gráfico de control.
El histograma
Es una representación gráfica del número de veces que aparece un determinado valor.
Examinando el histograma se extraen conclusiones de tres características:
-Su forma.
-Su posición central.
-Su grado de concentración o dispersión.
Estadística básica
El histograma aporta indicaciones pero de manera aproximada. Para estudiar con mas detalle una distribución se utiliza la media aritmética,
el recorrido y la desviación típica.
Media aritmética
Es el resultado medio de los valores obtenidos:
(77 · 3) + (78 · 8) + (79 · 18)
100
Recorrido
Es la diferencia entre el valor más grande y el valor más pequeño obtenidos.
R = 84 – 77 = 7
Desviación típica
Es la distancia media de los puntos con respecto al valor medio:
(77 – 80,22) · 3 + (78 – 80,22) · 8 + (84 – 80,22) · 2
100
Los gráficos de control
Es una representación de la evolución de una característica en el tiempo. Si un punto esta fuera de los límites de control se dice que es inestable
o fuera de control. Los casos más habituales son:
–
Periodicidad
La posición de los puntos asciende o desciende de forma cíclica.
–
Secuencia
Serie de 8 puntos consecutivos por encima o debajo de la media.
–
Tendencia
Serie de 7 puntos consecutivos crecientes o descendientes.