Parámetros Clave en la Gestión de Proyectos

Las actividades de un proyecto están condicionadas por los siguientes parámetros:

• Tiempo
• Recursos
• Costos
• Calidad

El tiempo especifica el comienzo y el final de cada actividad, estableciendo el tiempo total de ejecución. Se deben considerar los recursos disponibles y los costos que representan para conseguir la calidad necesaria y hacer competitivo el producto final del proyecto inicial.

Fases de un Proyecto

Las fases de un proyecto son las siguientes:

• Planificación: Se deben definir claramente los objetivos, el presupuesto, las actividades de descomposición, los recursos y los tiempos necesarios para cada tarea.
• Programación: Se organiza la temporización del proyecto.
• Seguimiento y control: Consiste en la recogida de informes sobre la ejecución real del proyecto. El control compara la evaluación real con la prevista, realizando los ajustes correspondientes.
• Análisis de resultados: Permite evaluar lo obtenido con lo proyectado, permitiendo extraer conclusiones para corregir posibles errores en proyectos futuros.

Brainstorming en Proyectos Grupales

Cuando el proyecto está basado en el trabajo en grupo, es muy útil emplear BRAINSTORMING.

Las normas empleadas son:

• Prohibida la crítica.
• Generación de ideas por reflexión.
• Se deben anotar y numerar todas las ideas expuestas. Se deben utilizar ideas de otros para generar nuevas ideas.
• No se deben estudiar problemas de una única solución. No deben plantearse varios problemas a la vez.
• La duración de la reunión debe ser inferior a una hora. El número de miembros debe estar entre tres y doce personas.
• La reunión debe estar preparada previamente por todos los miembros.
• Se tiene que estimular la creatividad.
• Se debe reconducir el tema y cuantificar lo positivo. La sesión siempre debe dejarse abierta.

Documentación del Proyecto

Un proyecto tendrá como mínimo:

Memoria

Estructurada en:

• Memoria descriptiva (económico y técnico)
• Cálculos (cálculo de componentes del proyecto)
• Planificación y programación (planifica y programa el proyecto)
• Anexos (aclaran algunos aspectos del producto)

Planos

Deben ser completos y claros, incluyendo toda la información para realizar el proyecto, generales o de detalle. En el plano general se especifica el diagrama de bloque, detallando todo lo que hay que realizar.

Pliego de Condiciones

En el pliego se refleja cómo se lleva a cabo lo especificado en los planos. Cuatro apartados:

• Condiciones generales (condiciones legales y administrativas a cumplir)
• Condiciones de materiales y equipo (según la norma y reglamentos)
• Condiciones de ejecución
• Condiciones económicas

Presupuesto

Documento orientativo sobre el coste del proyecto. Precios unitarios y descompuestos, presupuestos parciales, presupuestos.

Camino Crítico y Presupuesto

El tiempo total mayor representa la mínima duración del proyecto y se denomina camino crítico.

La flotación total es el margen temporal de las otras etapas no fundamentales.

El presupuesto basado en el estudio debe reflejar:

• Costo de los recursos.
• Costos fijos
• Costos de los materiales
• Costos debidos al material fungible
• Costos de subcontrataciones
• Distintas responsabilidades en la atención al costo de cada tarea

Todo el estudio de los costos da lugar a un plan financiero para poder ejecutarlo.

Cálculos Justificativos

Los cálculos justificativos se deben usar expresiones para el cálculo de los distintos componentes.

Se describen como:

• Fórmulas utilizadas y las conclusiones obtenidas.
• Consumo total y la tensión de funcionamiento.
• Potencia consumida

Cálculos eléctricos y electrónicos para poder determinar el valor de los distintos componentes del proyecto.

Planos y Esquemas

Planos y esquemas vienen precedidos por un índice.

En dicho índice deben ir nombrados todos los esquemas y planos del proyecto.

• Diagramas de bloque general.
• Diagramas de bloque particular
• Esquema correspondiente
• Chasis, mecanizados y cajas
• Plano general de situación del edificio.
• Planos descriptivos de la instalación.

El Project Manager

El project manager es el encargado de relacionar la información suministrada por los distintos sectores que componen una empresa, y plantea la estrategia de fabricación del producto.

Estructura de una Empresa

La estructura de una empresa va a determinar en gran medida cuál va a ser el proceso de desarrollo de un proyecto. Existen diversos tipos de estructuras:

Funcional

Planificación y Programación de Proyectos

Para llevar a cabo tanto la planificación como la programación de un proyecto, es necesario definir las actividades que lo componen.

Generalmente, un proyecto se suele descomponer en unidades de trabajo perfectamente identificadas y controlables, esto es, que tenga un principio y fin definidos y unos hitos designados.

Un procedimiento para obtener las tareas de un proyecto es desarrollar una estructura de tipo WBS (estructura de trabajo desglosada).