Tipos de Cambio Organizacional Impulsados por la Tecnología de la Información

Existen cuatro tipos principales de cambio organizacional que se pueden promover con la tecnología de la información:

• Automatización: Una de las primeras aplicaciones de la tecnología de la información fue ayudar a los empleados a realizar sus tareas con mayor eficiencia y efectividad. Ejemplos iniciales incluyen el cálculo de sueldos, registros de nómina, acceso instantáneo a archivos de depósito por parte de cajeros de bancos y el desarrollo de una red de terminales de reservación de aerolíneas a nivel nacional.
• Estructuración de procedimientos: La automatización puede evidenciar cuellos de botella en la producción y hacer engorrosa la organización existente de procedimientos. La estructuración busca la agilización de los procedimientos operativos estandarizados.
• Reingeniería de procesos de negocios: Un cambio organizacional más profundo que implica analizar, simplificar y rediseñar los procesos de negocios. La reingeniería reorganiza los flujos de trabajo, combina pasos para reducir pérdidas y elimina tareas repetitivas que requieren mucho uso de papel.
• Cambios de paradigma: Implica replantear la naturaleza del negocio, definir un nuevo modelo de negocios y, con frecuencia, cambiar la naturaleza misma de la organización.

Los cambios de paradigma y la reingeniería suelen fallar debido a la dificultad de dirigir un cambio organizacional generalizado. Sin embargo, las recompensas son igualmente altas, con incrementos significativos en los rendimientos de las inversiones o la productividad.

Reingeniería de Procesos de Negocios: Claves para su Efectividad

Si las organizaciones replantean y rediseñan sus procesos de negocios antes de construir sistemas de información, pueden obtener rendimientos significativos de sus inversiones en tecnología de la información.

La administración del flujo de trabajo es el proceso de agilización de los procedimientos de negocios para que los documentos se puedan mover fácil y eficazmente.

Pasos para una Reingeniería Efectiva

• Análisis estratégico: Identificar los procesos de negocios más importantes para el éxito de la empresa.
• Análisis de problemas: Identificar los procesos que generan más quejas y solucionarlos primero.
• Identificar las entradas y salidas del proceso.
• Identificar el flujo de productos y/o servicios.
• Identificar la red de actividades y las holguras en el proceso.
• Identificar todos los recursos.
• Identificar la estructura y el flujo de información.
• Identificar a los propietarios del proceso.
• Identificar a los actores de los procesos y a los encargados de la toma de decisiones.
• Costo del proceso: Costo total para una transacción “típica”.
• Tiempo del proceso: Tiempo total de decisiones y actividades.
• Calidad del proceso: Tiempo y dinero gastado en rehacer partes y servicios defectuosos.
• Flexibilidad del proceso: Capacidad para producir una variedad de resultados o cambiar ante la presión del entorno.
• Reemplazar pasos secuenciales por pasos paralelos.
• Enriquecer los puestos de trabajo incrementando la autoridad para tomar decisiones y concretar información.
• Permitir la compartición de información entre todos los participantes.
• Eliminar holguras.
• Transformar el procesamiento por lotes y la toma de decisiones en procesos de flujo continuo.
• Automatizar las tareas de decisiones donde sea posible.

Diferencias entre Reingeniería y Administración de Procesos de Negocios

La reingeniería de procesos es un esfuerzo puntual que se enfoca en uno o dos procesos estratégicos que requieren un cambio radical. La administración de procesos de negocios y los programas de mejora de la calidad ofrecen oportunidades para cambios más incrementales y continuos.

Sistemas de Información y la Mejora de la Calidad

La Administración de Calidad Total (TQM) y Seis Sigma son enfoques más graduales que la reingeniería. TQM se enfoca en mejoras continuas, mientras que Seis Sigma usa herramientas de análisis estadístico para descubrir fallas y hacer ajustes menores. Los sistemas de información ayudan a las empresas a lograr sus metas de calidad simplificando productos o procesos, realizando mejoras basadas en las demandas del cliente, reduciendo el tiempo de ciclo, aumentando la calidad y precisión del diseño y la producción, y cumpliendo estándares de benchmarking.

Benchmarking consiste en establecer estándares estrictos para productos, servicios y otras actividades, y medir el desempeño contra estos estándares.

Análisis y Diseño de Sistemas: Actividades Clave

El análisis de sistemas describe lo que un sistema debería hacer para satisfacer los requerimientos de información, y el diseño de sistemas muestra cómo cumplirá este objetivo el sistema.

Requerimientos de Información: Definición y Dificultades

Los requerimientos de información implican identificar quién necesita qué información, dónde, cuándo y cómo. Un análisis de requerimientos defectuoso es la principal causa del fracaso de los sistemas y de los altos costos de desarrollo. Algunos problemas no requieren una solución de sistemas de información, sino un ajuste administrativo, capacitación adicional o un refinamiento de los procedimientos organizacionales existentes.

Importancia de las Pruebas en el Desarrollo de Sistemas

Se deben realizar pruebas exhaustivas para determinar si el sistema produce los resultados correctos. Existen tres tipos de pruebas:

• Pruebas unitarias: Comprobar por separado cada programa del sistema.
• Prueba del sistema: Comprobar el funcionamiento en conjunto del sistema de información.
• Prueba de aceptación: Proporciona la certificación final de que el sistema está listo para usarse en producción.

El plan de pruebas incluye todas las preparaciones para la serie de pruebas ya descritas.

Roles en el Desarrollo de Sistemas: Programación, Conversión, Producción y Mantenimiento

• Programación: Las especificaciones técnicas del sistema se traducen en código de programa.
• Conversión: Proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Se pueden utilizar cuatro formas: en paralelo, conversión directa, estudio piloto y enfoque por fases.
• Producción: Los usuarios y especialistas técnicos revisan el sistema para determinar qué tan bien ha cumplido con sus objetivos y si se requiere alguna revisión o modificación.
• Mantenimiento: Cambios de hardware, software, documentación o procedimientos para corregir errores, cumplir con nuevos requerimientos o mejorar la eficacia del proceso.

Métodos Orientados a Objetos vs. Estructurados Tradicionales

Los métodos estructurados son útiles para modelar procesos, pero no manejan bien el modelado de datos. Tratan los datos y los procesos como entidades separadas. El desarrollo orientado a objetos considera el objeto como la unidad básica del análisis y diseño del sistema. Un objeto combina datos y los procesos específicos que operan sobre estos datos.

Ciclo de Vida Tradicional de los Sistemas: Pasos, Ventajas y Desventajas

El ciclo de vida de los sistemas es el método más antiguo para construir sistemas de información. Establece una división formal de actividades entre usuarios finales y especialistas. Los especialistas son responsables del análisis, diseño e implementación; los usuarios se limitan a proporcionar requerimientos y revisar el trabajo técnico.

Se utiliza para sistemas complejos grandes que exigen un análisis de requerimientos riguroso, especificaciones predefinidas y controles estrictos. Puede ser costoso, lento e inflexible.

Creación de Prototipos: Beneficios, Limitaciones y Pasos

La creación de prototipos consiste en construir rápida y económicamente un sistema experimental para que lo evalúen los usuarios finales. El prototipo es una versión funcional preliminar del sistema.

Pasos para la Creación de Prototipos

• Paso 1: Identificar los requerimientos básicos del usuario.
• Paso 2: Desarrollar un prototipo inicial.
• Paso 3: Usar el prototipo.
• Paso 4: Revisar y mejorar el prototipo.

Paquetes de Software de Aplicaciones: Ventajas y Desventajas

Un paquete de software de aplicaciones ofrece soluciones para aplicaciones comunes en todas las empresas, como nómina, cuentas por cobrar o control de inventarios. Si un paquete cumple con la mayoría de los requerimientos, la compañía no tiene que escribir su propio software. Sin embargo, la organización pierde el control total sobre el proceso de diseño del sistema.

Desarrollo por el Usuario Final: Ventajas, Desventajas y Políticas

Algunos sistemas pueden ser desarrollados por los usuarios finales con poca o ninguna ayuda de especialistas técnicos. Los sistemas desarrollados por el usuario final pueden terminarse con más rapidez. Sin embargo, plantean riesgos organizacionales porque se dan fuera de los mecanismos tradicionales de administración y control. Se deben establecer políticas y procedimientos para administrar el desarrollo por parte del usuario final, como la justificación del costo y el establecimiento de estándares de hardware, software y calidad.

Subcontratación para la Construcción de Sistemas de Información

Si una empresa no quiere usar recursos internos, puede contratar una organización externa especializada para construir u operar los sistemas de información.

Desarrollo Rápido de Aplicaciones (RAD) y su Ayuda a los Constructores de Sistemas

El desarrollo rápido de aplicaciones (RAD) describe el proceso de crear sistemas funcionales en un periodo muy corto. Las herramientas de software orientado a objetos, el software reutilizable, la creación de prototipos y las herramientas de cuarta generación ayudan a crear sistemas funcionales mucho más rápido que con métodos tradicionales.

Desarrollo Basado en Componentes y Servicios Web para la Construcción de Sistemas

Las empresas utilizan el desarrollo basado en componentes para crear aplicaciones de comercio electrónico, combinando componentes comerciales como carritos de compras, autenticación de usuarios, motores de búsqueda y catálogos, con software propio para requerimientos únicos. Los servicios Web permiten la comunicación y el intercambio de datos entre diferentes sistemas operativos, lenguajes de programación o dispositivos, lo que proporciona ahorros significativos en la construcción de sistemas y abre oportunidades para la colaboración con otras empresas.