Comunicación: Fundamentos y Tipos

La comunicación es el proceso mediante el cual se transmite información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos.

Barreras de la Comunicación

Las barreras de la comunicación son obstáculos que dificultan o impiden la transmisión efectiva de un mensaje.

• Barrera Semántica: Ocurre cuando no se le da el significado correcto a las palabras; cuando no precisamos su sentido, éstas se prestan a diferentes interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica.
• Barrera Física: La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicación, así como las interferencias en el radio o en el teléfono.
• Barrera Fisiológica: Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos. Ej: Cuando la persona no puede hablar u oír bien.
• Barreras Psicológicas: Parten de la forma individual que cada persona posee para percibir y comprender el mundo que lo rodea, sus prejuicios y la necesidad de satisfacer requerimientos emotivos. Ej: La actitud del emisor hacia el receptor y viceversa. La actitud del emisor y el receptor hacia el mensaje.
• Barreras Administrativas: Son las que se originan en estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y deficiente operación de los canales.

Tipos de Comunicación

• Comunicación Verbal: La comunicación verbal o el diálogo representa una conversación recíproca entre las dos partes. Tiene como medio de transmisión el aire y como código un idioma.
• Comunicación Escrita: La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca. Por otro lado, aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical.
• Comunicación No Verbal: Esta categoría de la comunicación incluye la comunicación a través de enviar y recibir mensajes sin palabras, que se transmiten a través de expresiones faciales, contacto visual, gestos, posturas o el lenguaje corporal.
• Comunicación Visual: Es a través de ayudas visuales. Pueden ser signos, tipografía, dibujo, diseño gráfico, ilustración. Esta forma de comunicación con efecto visual enfatiza en el concepto de que un mensaje visual con texto tiene un mayor poder de informar, educar o persuadir a una persona.

Estilos de Comunicación

• Comunicación Asertiva: Se basa en ser claro, contundente y directo haciendo entender al máximo nuestro mensaje de una forma clara, con lo cual aumenta las expectativas de que el mensaje sea entendido y aceptado.
• Comunicación Agresiva: Está basada en estimar que nuestras ideas y deseos están por encima de la de los demás.
• Comunicación Pasiva: Se basa en conformidad y esperanzas de evitar la confrontación a toda costa. En este modo no hablamos mucho, preguntamos incluso menos, y hacemos realmente muy poco.

Toma de Decisiones

Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida.

Etapas en la Toma de Decisiones

1. Necesidad de Tomar una Decisión: La toma de decisión comienza cuando la persona enfrenta problemas u oportunidades y debe decidir entre al menos dos opciones para solventar tal situación.
2. Enumeración de las Alternativas: Cuando se sabe que hay que tomar una decisión, se hace una lista de todas las posibles alternativas.
3. Evaluación de las Alternativas: Se estudian cuidadosamente cada una de las opciones de la lista generada en la etapa anterior.
4. Decisión Provisional o Tentativa: Después de que se han evaluado las opciones, siempre se tendrá una opción favorita y se irán descartando las demás.
5. Compromiso y Ajuste a la Decisión: Se lleva a la práctica la opción favorita de la etapa anterior y se terminan de descartar totalmente las demás opciones.

Tipos de Decisiones

• Decisiones Programadas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir, son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas.
• Decisiones no Programadas: Son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución. Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales.

El Control

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Requerimientos del Control

• Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.
• Previsión de fallas o errores futuros: El control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.
• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
• Medir los resultados: Es comparar los resultados obtenidos con los que se tenían previstos obtener.
• Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.
• Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.