La Organización como Sistema

Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que, mediante el grupo social, se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación recíproca entre ellos. Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

Sistema de Información: Definición y Componentes

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente, apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos, entre otros. Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional (cuando esté disponible), el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Actividades Básicas de un Sistema de Información

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

• Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere.
• Almacenamiento de información: puede hacerse por computadora o archivos físicos para conservar la información.
• Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
• Salida de información: es la capacidad del sistema para producir la información procesada o sacar los datos de entrada al exterior.

Los usuarios de los sistemas de información tienen diferente grado de participación dentro de un sistema y son el elemento principal que lo integra. Así, se pueden definir usuarios primarios quienes alimentan el sistema, usuarios indirectos que se benefician de los resultados pero que no interactúan con el sistema, usuarios gerenciales y directivos quienes tienen responsabilidad administrativa y de toma de decisiones con base en la información que produce el sistema.

Elementos Clave de un Sistema de Información

Los elementos clave de un sistema de información son:

• Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables.
• Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.
• Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo con criterios de búsqueda y selección definidos.
• Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo con una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario.
• Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.
• Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia, un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

Características Esenciales de los Sistemas de Información

Las características esenciales de los sistemas de información son:

• Forma parte de las actividades de la empresa: un sistema de información bien proyectado se vuelve parte integrante de las actividades de la empresa.
• Están basadas en la tecnología de la computación: un sistema de información va más allá de un sistema computarizado. Sin embargo, un sistema de información que en parte no está basada en tecnología de información y comunicación es porque ha sido proyectada precariamente.
• Es un sistema hombre-máquina: se refiere a un sistema bien proyectado que relaciona tareas entre hombres y máquinas de forma eficiente.
• Son colecciones de subsistemas: un sistema de información contiene una serie de subsistemas donde su grado de conexión es variado. Puede ser más fuerte o menos.
• Responde a las necesidades de los cambios: si el sistema de información ha sido bien diseñado, debería responder a las necesidades de cambio y los avances tecnológicos.

Desarrollo de un Sistema de Información: Pautas Básicas

Existen pautas básicas para el desarrollo de un sistema de información para una organización:

• Conocimiento de la organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del sistema de información. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.
• Determinar las necesidades: este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede a identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el sistema de información que se propondrá.
• Diagnóstico: en este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del sistema de información y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.
• Diseño del sistema: una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del sistema de información; la misma incluye: el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es importante para seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.
• Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación) en la etapa anterior, es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.
• Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).
• Implementación: este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación (programa) generada en la etapa de Codificación.
• Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del sistema de información ya creado a otro entorno de trabajo o plataforma. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.
• Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle: el presupuesto, la relación costo-beneficio y la presentación del proyecto de desarrollo del sistema de información.

Tipos de Sistemas de Información

Existen diferentes tipos de sistemas de información:

• Sistemas competitivos
• Sistemas cooperativos
• Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio.