Terminología esencial
Base de datos: Conjunto de información almacenada de forma organizada.
Clases de bases de datos
- Base de datos documental: También llamada de archivos simples, contiene la información en una sola tabla. Los datos comunes a varios registros deberán estar repetidos para cada uno de ellos.
- Base de datos relacional: Utilizan tablas relacionadas o vinculadas entre sí. De este modo, se puede introducir la información de manera que los datos de una estén vinculados con los de otras.
Tablas: Conjunto de datos recogidos en filas y columnas, que constituyen los cimientos de la base de datos, ya que esta es la información que se utilizará para trabajar.
Formularios: Presentación para manejar los datos en la pantalla.
Informes: Relación de datos extraídos de las tablas o consultas. Permiten imprimir la información en un formato legible y atractivo.
Consultas: Búsqueda de datos mediante preguntas específicas. Se utilizan para recuperar la información almacenada en las tablas.
Macros: Pequeños programas con los que se realiza una secuencia de operaciones repetitivas en un solo paso.
Módulos: Aplicaciones escritas en VBA que automatizan tareas en una base de datos.
Tipos de datos en Microsoft Access
Autonumérico: Valor numérico único que se inserta de manera automática al crear un nuevo registro. Por defecto, aumenta de uno en uno. Se utiliza en campos que serán clave principal.
Memo: Conjunto de datos similar al tipo Texto, pero con mayor capacidad de almacenamiento.
Numérico: Conjunto de datos numéricos con los que realizar operaciones matemáticas.
Fecha/Hora: Estructura utilizada para introducir fechas y horas en los registros.
Monetario: Tipo asignado a los valores monetarios.
Sí/No: Estructura utilizada para valores afirmativos o negativos, verdaderos o falsos, etc.
Objeto OLE: Objeto vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Puede contener información que provenga de otras aplicaciones.
Hipervínculo: Combinación alfanumérica almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.
Asistente para búsquedas: Aplicación que crea un campo para elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores, mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Datos adjuntos: Estructura concebida para almacenar todos los tipos de documentos de la base de datos sin necesidad de aumentar el tamaño.
Creación de tablas en vista de diseño
Vista Diseño: Permite crear tablas indicando el nombre de cada campo, el tipo de datos que se introducirán e, incluso, una pequeña descripción del contenido.
Clave principal: Característica que se añade al campo de una tabla para que Access reconozca que se trata del campo clave. La clave principal debe ser uno o más campos que reúnan estos requisitos:
- Que no se repita en ninguno de los registros.
- Que no adquiera un valor nulo.
Propiedades de los campos
Tamaño: Indica el número máximo de caracteres que pueden introducirse (entre 0 y 255).
Formato: Determina el formato del campo (el tipo de fuente, tamaño, color, formato de número, decimales, etc.) para establecer el modo en que aparecen los datos en la pantalla o al imprimirlos.
Lugares decimales: Permite elegir el número de decimales cuando los datos son Número, Moneda o Autonumérico.
Máscara de entrada: Controla la forma de introducir la información. Obliga a introducir los datos en un formato estándar y reduce la posibilidad de cometer algún error.
Título: Etiqueta que aparecerá en formularios e informes.
Valor predeterminado: Valor que toma el campo de manera predeterminada.
Regla de validación: Expresión que limita los valores para el campo.
Texto de validación: Mensaje que aparece cuando introducimos un valor no válido, es decir, que no cumple la regla de validación.
Requerido: Al seleccionar Sí, Access exigirá que se introduzca obligatoriamente algún dato en ese campo, que nunca queda vacío.
Permitir longitud cero: Guarda cadenas de longitud cero.
Indexado: Acelera la búsqueda y ordenación de datos, así como las consultas que se hagan en el campo, aunque requiere más espacio para la información.
Compresión Unicode: Estándar mundial para las comunicaciones entre ordenadores. Si se activa la opción Sí, los datos se almacenarán comprimidos.
Relaciones entre tablas
Relación uno a uno: Se da cuando un elemento de la Tabla 1 está relacionado con otro de la Tabla 2 y viceversa.
Ejemplo: Tabla 1: nombre de las personas. Tabla 2: DNI de las personas. Es decir, a cada persona le corresponde un DNI y viceversa.
Uno a varios: Si cada elemento de la Tabla 1 se relaciona con varios elementos de la Tabla 2; pero cada elemento de la Tabla 2 solo lo está con un elemento de la Tabla 1.
Ejemplo: Tabla 1: equipos de fútbol. Tabla 2: jugadores de fútbol. Cada equipo tiene varios jugadores, pero cada jugador pertenece a un único equipo.
Varios a varios: En este caso, cada elemento de la Tabla 1 se encuentra relacionado con varios de la Tabla 2 y viceversa.
Ejemplo: Tabla 1: títulos de películas. Tabla 2: nombre de actores. Cada película está protagonizada por varios actores, si bien cada actor interpreta más de una película.
Filtros
Filtro: Restricción a una tabla para que aparezca solo un conjunto de registros y facilitar así la lectura y evaluación de cierta información. A la hora de establecer un filtro, conviene decidir los criterios que permitirán que un dato se muestre o no.
Finalidad de los filtros
- Conocer qué registros contienen un dato determinado.
- Trabajar con unos registros en concreto.
- Imprimir solo los registros que nos interesen.