Introducción

Un archivo puede estar integrado por uno o más edificios construidos y equipados exclusivamente para tal fin, o pueden ser uno o varios locales que estén integrados en otra entidad. El edificio de archivo tiene que estar compuesto por una serie de instalaciones que permitan realizar todas las tareas y servicios, además de que garanticen la adecuada conservación de los fondos y faciliten su difusión.

El Edificio

El concepto de archivo lo podemos definir como el edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo. Para ser considerado archivo debe contar con depósitos, locales de clasificación y locales de consulta.

Emplazamiento

Es importante que el archivo se ubique cerca de los usuarios, es decir, cercano al centro urbano. También hay que tener en cuenta la seguridad del archivo y de sus fondos; es recomendable que se ubique en zonas tranquilas. Además, debe estar en una zona un poco elevada para que no se produzcan inundaciones.

A pesar de todo, sí es necesario que se evite ubicarlos en focos de contaminación industrial, en terrenos muy pequeños o demasiado alejados de los cascos de los centros urbanos, o que estén mal comunicados.

También se puede dar el caso de que el archivo esté repartido en varios emplazamientos; en estos casos, el edificio central o principal se suele ubicar en los centros urbanos, y los anexos se sitúan en la periferia. El usuario necesita acceder a la documentación de manera fácil y rápida.

Edificios Antiguos vs. Modernos

Generalmente, los archivos históricos han tendido siempre a ubicarse en edificios antiguos con algún tipo de connotación histórica. Sin embargo, lo mejor es emplazar un archivo en un edificio nuevo construido y pensado exclusivamente como archivo.

Un edificio antiguo, para contener un archivo, generalmente siempre hay que reestructurarlo para que se puedan llevar a cabo de una forma adecuada todos los servicios y actuaciones que debe tener un archivo.

Roles del Arquitecto y del Archivero

Para poder realizar un nuevo edificio que va a contener un archivo, lo aconsejable es que el arquitecto responsable de las obras cuente con la ayuda de un archivero para que lo aplique en la construcción del edificio. El archivo debe recoger las necesidades básicas que debe tener el futuro edificio, y el archivero debe estar pendiente en todo momento, asistiendo a todas las reuniones y dando su punto de vista.

Características Arquitectónicas

Las características arquitectónicas del archivo varían con la función propia de cada una de sus dependencias; así como la del depósito es la seguridad, la de los locales de trabajo y la sala de consulta es la seguridad y el bienestar de sus usuarios.

La estructura será preferiblemente de hormigón armado. Si se trata de la rehabilitación de un edificio más antiguo y este tiene elementos constructivos de madera que son insustituibles, estos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas. Los cerramientos al exterior serán, con preferencia, de piedra natural o artificial, ladrillo a cara vista u otros materiales de fácil conservación. Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos impermeabilizantes. Las bajantes se colocarán preferiblemente al exterior, por fachadas o patios.

Hay que habilitar espacios para el acceso de personas con discapacidad o bien eliminar barreras arquitectónicas en los edificios antiguos que impidan su paso.

Dependencias

El archivo estará dividido en tres grandes áreas:

• Área Reservada
• Área Privada
• Área Pública

La primera es la zona por donde circulan los documentos. La pública es aquella donde se informa, sirve y se accede a la documentación. Estas áreas están bien diferenciadas, incluso en el material constructivo. Cada una de estas áreas debe tener un acceso independiente desde el exterior. Generalmente, hay dos entradas: una para documentos y otra para personas. La parte de los depósitos documentales es la zona que debe aislarse lo más posible del resto del edificio.

Área Privada

En ella se diferencian varias partes:

• Los depósitos: su finalidad es proporcionar el mejor almacenamiento posible de los documentos con seguridad y de modo que sean fácilmente accesibles para su uso. Suelen ser el 60% de la superficie construida. No deben exceder los 250 metros cuadrados, con estanterías fijas. Su altura máxima será de 2.5 metros para evitar grandes masas de aire que faciliten la combustión. Los ascensores, montacargas, etc., no tendrán acceso directo, sino mediante un vestíbulo/pasillo cortafuegos. Los muros exteriores necesitan medidas de aislamiento térmico e higrométrico, mediante el uso de muros dobles con cámara de aire, fibras aislantes, etc.
• La zona de trabajo del personal de archivo.
• Locales para la recepción de los documentos.
• Locales de limpieza, desinsectación y desinfección.
• Locales de clasificación.
• Taller de restauración.
• Taller de encuadernación.
• Taller de reprografía.
• Sala de trabajos especializados.
• Cuarto de eliminables.
• Aseos.
• Servicios de limpieza.
• Administración.
• Cuartos de instalaciones.
• Otras dependencias.

Área Pública

En ella se diferencian varias partes:

• La recepción, que debe albergar:
  • Información
  • Guardarropa
  • Salas de consulta
  • Control
  • Reprografía
  • Reunión, ya sea salón de actos, exposiciones
  • Otras dependencias

El Mobiliario

El mobiliario más importante de un archivo lo constituyen las estanterías que van a acoger a la documentación.

Las estanterías deben poseer ciertas cualidades:

• Incombustibilidad.
• Inocuidad para los documentos: para evitar la condensación de humedad, el aire debe circular entre las estanterías.
• Solidez: ya que deben contener mucho peso.
• Manejo cómodo: para ello, deben ser móviles.

Nos encontramos con dos sistemas: el convencional, con estanterías fijas; y el denso o compacto, donde uno o varios cuerpos están fijos y los demás, montados sobre raíles, son móviles. Este último permite un mayor aprovechamiento del espacio.

Nos encontramos con otro tipo de mobiliario para aquellos documentos distintos al formato libro:

• Portaplanos horizontales
• Portatubos
• Portaplanos verticales

En cuanto a las cajas de archivo donde va a estar guardada la documentación, las mejores son las de cartón no ácido y resistente, que se elaboran así especialmente para los documentos de archivo.

Medidas Ambientales y de Seguridad

La correcta conservación de los documentos requiere, además de unas instalaciones y un mobiliario específicos, la adopción de determinadas medidas para controlar cuantos factores puedan poner en peligro la integridad de los fondos documentales y de las personas. La humedad, la temperatura, la luz solar, el polvo, la contaminación, el fuego, los insectos, los roedores, la electricidad… son peligros potenciales para la seguridad del archivo.

Uno de los principales problemas es el exceso de humedad, que es la causante de la mayoría de la destrucción de nuestro patrimonio documental. Para evitar sus efectos, es necesario controlar la temperatura ambiente, bien mediante la instalación de un sistema de aire acondicionado, bien de aparatos deshumidificadores.

La temperatura también hay que controlarla; para evitar la transmisión del calor del exterior al interior y viceversa, se emplearán materiales aislantes térmicos.

Otro de los principales problemas ambientales es la luz solar, cuyos rayos ultravioletas atacan el papel y las tintas. Así, se deben evitar los grandes ventanales abiertos al exterior.

El polvo es un elemento cuya presencia resulta tan molesta como difícil de evitar. Se debe evitar la entrada de polvo desde el exterior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicar revestidos sintéticos a paredes y techos para impedir que su desgaste natural genere polvo, recubrir los suelos con materiales apropiados para el mismo fin y mantener una limpieza regular de los depósitos.

El fuego es uno de los problemas más graves a los que se puede enfrentar un archivo, ya que su material es fácil pasto de las llamas. Para evitar incendios, se deben adoptar una serie de medidas:

• Se evitará el paso de conducciones eléctricas sobre el recinto del edificio.
• Las puertas metálicas tendrán la holgura suficiente para que, en caso de incendio, la dilatación no las bloquee.
• Las vías de evacuación estarán perfectamente señalizadas.
• Es obligatorio instalar sistemas de detección automática de humos en depósitos, servicios generales y locales de trabajo especializados, sala de consulta, reunión, etc., en todo el edificio.
• Sistema de extinción en todas las plantas, con bocas de incendio y extintores portátiles. Serán automáticos en depósitos documentales y en locales con alto índice de riesgo.
• Protección contra descargas eléctricas atmosféricas: pararrayos.

Los factores biológicos también hay que tenerlos en cuenta, determinados estos por insectos, roedores y microorganismos. Se evitan manteniendo una limpieza regular de los depósitos, desinfección y desinsectación de los documentos.