Informes en Access
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe solo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar). En los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.
Introducción
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto informes seleccionado. Si hacemos clic en el botón
se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:
Vista diseño abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después, sobre el informe creado, modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del informe.
Autoinforme consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.
Según el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentará los datos de manera diferente. Cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo, autoinforme: en columnas presenta cada registro en una página, mientras que autoinforme: en tablas presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila.
Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este será el único dato a introducir. Una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botón aceptar. Access se encarga del resto.
Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del gráfico.
Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación de etiquetas.
El asistente para informes |
Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana base de datos con el objeto informes seleccionado, haciendo doble clic en la opción crear un informe utilizando el asistente.
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Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. 1º seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro tablas/consultas. Este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas, lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuación, seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón
o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo, pulsamos el botón
y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
. A continuación, pulsamos el botón siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página… |
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo. En el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo. Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón
(o directamente hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe. En la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro. En nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón
. Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos, utilizamos los botones
. La flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el botón
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en campos de grupo: y el cuadro intervalos de agrupamiento:. Desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las 2 primeras, etc… Después de pulsar el botón aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos, hacemos clic en el botón siguiente> y pasamos a la siguiente ventana … |
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta 4 campos de ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Para elegir una ordenación descendente, hacer clic sobre el botón ascendente y pasará a ser descendente. Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación. Esta pantalla nos permite además añadir totales de forma casi automática. Si queremos añadir líneas de totales tenemos que hacer clic sobre el botón
. Aparecerá el cuadro de diálogo opciones de resumen:
En el cuadro de diálogo aparece la lista de los campos numéricos que tenemos en el informe, y las funciones de agregado que se pueden seleccionar para calcular algún total. Para que en el informe aparezca la suma de algún campo, solo tenemos que seleccionar la casilla que se encuentra en la fila del campo y en la columna suma. Podemos así elegir varios totales. En el cuadro mostrar, si activamos la opción detalle y resumen, aparecerán en el informe tanto las líneas de detalle (los registros del origen) como las líneas de totales. Si activamos la opción resumen solo, no aparecerán las líneas de detalle. Si activamos la casilla calcular el porcentaje del total por sumas, añade al total el porcentaje que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros. Por ejemplo, si sumamos las horas por grupo, el porcentaje sería el porcentaje que representan las horas del grupo sobre el total de horas de todos los grupos. Una vez rellenadas las opciones correspondientes, hacemos clic en el botón aceptar para volver a la ventana del asistente. Para seguir con el asistente, hacemos clic sobre el botón siguiente> y aparece la siguiente ventana: |
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución. En el cuadro orientación podemos elegir entre impresión vertical u horizontal (apaisado). Con la opción ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción. A continuación, pulsamos el botón siguiente> y aparece la ventana siguiente: |
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe. Podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa, pulsamos el botón siguiente y aparece la última pantalla del asistente para informes: |
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe. Este título también será el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botón finalizar podemos elegir entre:
vista previa del informe. En este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión.
modificar el diseño del informe. Si seleccionamos esta opción, aparecerá la ventana diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe. |
Vista diseño del informe
La vista diseño es la que nos permite definir el informe. En ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe. Para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante, de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana base de datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón
. Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de 5 secciones: La sección encabezado del informe. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La sección encabezado de página. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página. La sección detalle. En ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno solo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección detalle el diseño correspondiente a un solo registro. La sección pie de página. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al final de cada página. La sección pie de informe. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con el menú ver las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe. La marca a la izquierda de la opción nos indica si las secciones están abiertas o cerradas. Si quitamos las secciones, perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, solo tenemos que volver a seleccionar la opción. |
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles. También disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en el menú ver las opciones regla y cuadrícula respectivamente. En la imagen anterior puedes ver estas opciones. |