UNIDAD 2. ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
Técnicas para el levantamiento de información
El analista de sistemas cuenta con una serie de técnicas que le ayudan a efectuar el análisis de un sistema de información. A continuación se enumeran y explican cada una de ellas:
- Entrevistas
- Observación de actividades
- Técnicas Audiovisuales
- Cuestionarios (Encuestas)
- Inspección
- Simulación
Entrevista:
la entrevista es uno de los procedimientos de levantamiento de información más difundido y peor utilizado. Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:
– La entrevista estructurada:
Constituye un interrogatorio, para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.
– La entrevista no estructurada:
deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.Generalmente al iniciar el estudio de un sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista estructurada.
TIPOS DE PREGUNTAS
Preguntas abiertas
Estas preguntas incluyen aquellas como «¿Qué piensa de poner a todoslos gerentes en una intranet?» y «Explique por favor cómo toma una decisión de programaciónde producción». Considere el término abiertas. En realidad, «abiertas» describe las opcionesdel entrevistado para responder. Están abiertas. La respuesta puede ser de dos palabras o dos párrafos. Se muestran algunos ejemplos de preguntas abiertas.
Preguntas abiertas de una entrevista
¿Cuál es su opinión del estado actual del comercio electrónico negocio a negocio en su empresa?
¿Cuáles son los objetivos críticos de su departamento?
Una vez que los datos se envían a través del sitio Web, ¿cómo se procesan?
Describa el proceso de monitoreo que está disponible en línea.
¿Cuáles son algunos de los errores comunes de captura de datos que se cometen en este departamento?
¿Cuáles son las frustraciones más grandes que ha experimentado durante la transición al comercio electrónico?
Las ventajas de utilizar las preguntas abiertas son muchas e incluyen las siguientes:
1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto
2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja sueducación, valores, actitudes y creencias
3. Proporcionan gran cantidad de detalles
4. Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas
5. Hacen más interesante la entrevista para el entrevistado
6. Permiten más espontaneidad
7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador
8. Son un buen recurso si el entrevistador no está preparado para la entrevista
Como puede ver, las preguntas abiertas tienen varias ventajas. Sin embargo, también tienenmuchas desventajas:
1. Podrían dar como resultado muchos detalles irrelevantes
2. Posible pérdida del control de la entrevista
3. Permiten respuestas que podrían tomar más tiempo del debido para la cantidad útil deinformación obtenida
4. Dan la impresión de que el entrevistador es inexperto
5. Podrían dar la impresión de que el entrevistador «anda de pesca» sin un objetivo real enla entrevista
Debe considerar con cuidado las implicaciones de utilizar las preguntas abiertas para entrevistar.
Preguntas cerradas
La alternativa a las preguntas abiertas se encuentra en el otro tipo depregunta básica: las preguntas cerradas.
Tales preguntas son de la forma básica: «¿Cuántossubordinados tiene?» Las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que sólopuede contestar con un número finito como «Ninguno», «Uno» o «Quince».
Preguntas cerradas de una entrevista
¿Cuántas veces por semana se actualiza el almacén del proyecto?
En promedio, ¿cuántas llamadas recibe mensualmenteel centro de atención de clientes?
¿Cuál de las siguientes fuentes de información es más valiosa para u s t e d
. formularios de quejas llenado por el cliente
. quejas recibidas por correo de los clientes que visitan el sitio web
Interacción frente a frente con los clientes
Mercancía devuelta
Mencione sus dos prioridades principales para mejorar la infraestructura de tecnología¿Quién recibe esta Información?
Las ventajas de utilizar preguntas cerradas de cualquiera de los dos tipos incluyen lo siguiente:
1. Ahorrar tiempo
2. Comparar las entrevistas fácilmente
3. Ir al grano
4. Mantener el control durante la entrevista
5. Cubrir terreno rápidamente
6. Conseguir datos relevantes
Sin embargo, las desventajas de utilizar preguntas cerradas son considerables. Dichas desventajas
Incluyen lo siguiente:
1. Aburren al entrevistado
2. No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que el entrevistador proporciona
el marco de referencia para el entrevistado].
3. Olvidar las ideas principales por la razón anterior
4. No ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y el entrevistado
Así, en su calidad de entrevistador, usted debe pensar cuidadosamente los tipos de pregunta
que utilizará.