Introducción a las Hojas de Cálculo

La planilla de cálculo es una herramienta fundamental para resolver cálculos matemáticos y financieros de manera sencilla. Su principal ventaja radica en que, una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada, se pueden ver de forma inmediata los resultados. En 1978, a Dan Bricklin y Bob Frankston se les ocurrió la brillante idea de diseñar un software que pudiera organizar la información en forma de grilla y con capacidad de realizar todo tipo de cálculos matemáticos. Así surgió VisiCalc, el primer software para la gestión de planillas de cálculo. Este software fue finalizado en 1979, pero fue en 1981, con la IBM PC, que se popularizó a nivel mundial.

Una hoja de cálculo es una grilla con filas y columnas orientada al trabajo con datos numéricos, aunque también permite el ingreso de datos alfabéticos para organizar mejor la información, en forma de etiquetas o títulos.

Elementos de la Interfaz

Barras

• Barras de menús, herramientas, desplazamiento y estado: similares a las de Microsoft Word®.

Hoja de cálculo

• Es la cuadrícula, con letras en la línea horizontal que representan a las columnas y números en la línea vertical izquierda que representan a las filas.

Solapas con nombres de las hojas

• Cada libro puede tener varias hojas de cálculo; con las solapas, el usuario puede desplazarse entre una y otra haciendo clic sobre ellas. Para realizar una vista preliminar e impresión del documento, se procede de forma muy parecida a como se haría con un procesador de texto.

Estas características en común se deben fundamentalmente a dos factores:

1. El entorno gráfico y homogéneo del sistema operativo.
2. El procesador de texto y la planilla de cálculo pertenecen, en este caso, al mismo paquete de software, lo cual brinda una gran compatibilidad entre ellos. Lo que se puede hacer en Word®, como aplicar formato, crear, guardar, etc., también se puede hacer en la planilla de cálculo.

Se denomina hoja a cada planilla de cálculo. Cada hoja tiene una etiqueta o nombre, que se puede apreciar en la parte inferior. Cuando se crea una hoja nueva, Excel® abre tres hojas y les pone nombres por defecto: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3; estos nombres se pueden cambiar de acuerdo a las necesidades del usuario. También se pueden agregar o quitar hojas según se necesite.

Conceptos Clave

Se denomina libro de trabajo al conjunto de hojas de cálculo que presenta el documento. Una celda es la intersección entre una fila y una columna. Cada celda está representada por una letra de columna y un número de fila. Cada celda contiene datos que pueden ser valores numéricos o alfabéticos; además, a los datos de cada celda se les puede aplicar un estilo de formato, similar a lo que se hace con un procesador de texto. Una celda activa es aquella que está en condiciones de recibir el ingreso de datos. Solo una celda puede estar activa a la vez y esta se muestra con un borde ancho.

Activación y Desplazamiento

Activar una celda

1. Coloca el puntero del ratón sobre la celda que deseas activar.
2. Haz clic y la celda activa se verá con los bordes remarcados.

Desplazarse dentro de la hoja

Se utilizan las barras de desplazamiento, que funcionan de igual forma que en cualquier otro programa de Windows® como Word®, Access®, etc. Al hacer clic sobre las barras de desplazamiento, la información se mueve una página arriba o una página abajo, permitiéndole al usuario ver toda la información.

Atajos de teclado para desplazamiento:

• Extremo izquierdo: Ctrl + Flecha izquierda
• Extremo derecho: Ctrl + Flecha derecha
• Parte superior de la región de datos: Ctrl + Flecha arriba
• Parte inferior de la región de datos: Ctrl + Flecha abajo

Rangos

Un rango es un conjunto de celdas activas, seleccionado para realizar una operación. Está formado por los nombres de la primera celda y de la última celda seleccionada, separadas por dos puntos, por ejemplo, el rango A5:A10. Para seleccionar el rango de celdas del ejemplo, debes pintar con un clic sostenido desde la celda A5 hasta la A10.

Fórmulas y Funciones

Una planilla tiene celdas, y en ellas se introducen datos numéricos y alfabéticos. Con los valores numéricos, la planilla permite realizar cualquier tipo de cálculo matemático, para lo cual brinda las fórmulas.

Una fórmula está compuesta por valores numéricos y operadores matemáticos; el tipo de cálculo que realice Excel® al evaluarla dependerá de los operadores que tenga la fórmula. En una misma fórmula se pueden realizar varias operaciones matemáticas distintas. Excel® admite el uso de paréntesis para indicar explícitamente la manera de evaluar los valores dentro de una fórmula.

Toda planilla de cálculo tiene funciones integradas que ayudan a realizar cálculos complejos y/o repetitivos. Las funciones forman parte de las fórmulas.

Las planillas de cálculo tienen la capacidad de actualizar instantáneamente los resultados. Cuando el usuario modifica los valores que forman parte de una o varias fórmulas, las celdas donde se encuentran escritas las fórmulas se actualizan de inmediato con el nuevo resultado.

Una fórmula se ingresa en una celda donde debe aparecer el resultado de dicha fórmula. Una vez ingresada y probada, la fórmula no se volverá a modificar a menos que se desee cambiar o eliminar el cálculo. La fórmula realiza el cálculo basándose en valores dinámicos que se encuentran en otras celdas y que el usuario modifica constantemente.

Ingreso y Edición de Datos

Los datos que pueden ingresarse son numéricos, alfabéticos o símbolos especiales. Los datos alfabéticos por lo general se utilizan para colocar títulos o identificación a una columna.

Para ingresar datos en una celda, tienes que situar el cursor sobre ella y comenzar a escribir; para concluir con el ingreso de datos, debes presionar ENTER, cualquier tecla de dirección o hacer clic en otra celda.

Al activar una celda, el cuadro de nombres indica la celda activa y la posición actual dentro de la planilla, y la barra de fórmulas muestra el texto que vamos escribiendo.

Para corregir o completar datos ya ingresados, debes activar la celda que deseas modificar y presionar la tecla F2; esto permitirá seguir escribiendo en esa celda. Puedes modificar o eliminar el dato que contiene esa celda.

Copiar, Pegar y Duplicar Contenido

Al igual que en otros programas de Windows®, Excel® permite mover o duplicar el contenido, en este caso, el que hay en una celda o en un rango de celdas.

Copiar el contenido de una celda

1. Selecciona la celda a copiar.
2. Clic en el menú Edición.
3. Selecciona la opción Copiar.
4. Selecciona la celda donde se debe pegar lo copiado.
5. Clic en el menú Edición.
6. Selecciona la opción Pegar.

Copiar el contenido de un rango de celdas

:1. Selecciona el rango de celdas a copiar.2. Clic en el menú Edición.3. Selecciona la opción Copiar.4. Selecciona la celda apartir de donde comenzará elbloque de datos copiados.5. Clic en el menú Edición.6. Selecciona la opciónPegar.