• Cuando nos referimos a funciones avanzadas de Excel, no quiere decir que sean avanzadas por su dificultad, sino porque son funciones poco conocidas.

Macros

Las macros son una herramienta de Excel que se utiliza cuando se necesitan realizar tareas repetitivas. Pueden ser creadas a través de programación en Visual Basic for Application (VBA), que se utiliza para programar aplicaciones de Windows y está incluido en varias aplicaciones de Microsoft, o grabando la pantalla para poder registrar los clics y pulsaciones de tecla que se realizan. Las macros permiten la automatización de procesos, ya que pueden ser utilizadas todas las veces que deseemos. Básicamente, codificamos acciones para ser más eficientes.

Para utilizar macros, el libro de Excel debe estar habilitado para estas con formato .xlsm (Libro de Excel habilitado para macros), ya que los archivos .xlsx no lo soportan. Se puede guardar el archivo directamente en .xlsm o guardar una copia con este formato a partir de uno diferente. Otro aspecto importante es que los archivos donde se aplicarán las macros deben tener las mismas condiciones que el archivo donde se grabó la macro; los valores deben estar en las mismas celdas y con el mismo formato.

Para activar la macro, sigue estos pasos:

Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > Todas las pestañas > Pestañas de programador o desarrollador > Activar.

Diagrama de Flujo (Simbología)

• Círculo u óvalo: Inicio/Fin del proceso.
• Paralelogramo (A, B, C): Entrada de información o parámetros.
• Rombo: Una decisión.
• Rectángulo: Acción o salida.
• Flechas: Líneas de flujo.

Tipos de Datos en VBA

• Integer: Números enteros.
• Long: Enteros de gran longitud.
• Single: Decimales.
• Double: Decimales de mayor precisión (científicos).
• String: Cadena de texto.
• Boolean: Verdadero o Falso.
• Variant: Cualquier valor.

Funciones y Subrutinas en VBA

Una función representa las fórmulas de Excel como =SUMAR, =PROMEDIO, etc. Por otro lado, las subrutinas son acciones de Excel como dar formato de contabilidad, cambiar el color de las celdas, etc. Las funciones y subrutinas pueden:

• Realizar una o varias actividades.
• Llamar a otros procedimientos.
• Pueden tener o no parámetros.
• Las funciones tienen valor de retorno.
• Las subrutinas no tienen valor de retorno.

Funciones de Excel

Función TEXTO

=TEXTO(Valor; "Formato")

La función TEXTO permite dar formato al valor de una celda. Debe aplicarse en una celda diferente a la que contiene el valor que se desea formatear.

Ejemplos de formato:

• Año: «YYYY»
• Moneda: «Q#.##»
• Mes: «MMMM»
• Día: «DDDD»

Función CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO

=CONTAR.SI(Rango; Criterio)

Esta fórmula es útil para contar el número de incidencias que tiene determinado criterio, es decir, saber cuántas veces se repite un valor.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1; Criterio1; Rango_criterio2; Criterio2)

Permite contar según múltiples criterios.

Función SI.ERROR

=SI.ERROR(Valor; Valor_Si_Error)

Se utiliza para verificar si una fórmula genera un error y, en caso afirmativo, devuelve un valor predeterminado o realiza una acción específica.

Funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

=SUMAR.SI(Rango; Criterio; Rango_suma)

Sirve para realizar sumas de valores de un rango que cumplen con cierto criterio.

• Rango: Es el rango de celdas que se evaluarán para saber si se cumple con el criterio.
• Criterio: Es la condición que se debe cumplir para sumar.
• Rango_suma: Es el rango que contiene los valores que se deben sumar.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma; Rango_criterio1; Criterio1; Rango_criterio2; Criterio2; ...)

Permite sumar según múltiples criterios.

Funciones PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO

=PROMEDIO.SI(Rango; Criterio; [Rango_promedio])

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_promedio; Rango_criterio1; Criterio1; Rango_criterio2; Criterio2; ...)

Calculan promedios basados en uno o varios criterios.

Minigráficos

Los minigráficos son pequeños gráficos que se ajustan dentro de celdas individuales para visualizar patrones. Para insertarlos: Selecciona el rango de datos > Insertar > Minigráficos > Elige la ubicación donde quieres que aparezcan.

Formato Condicional

El formato condicional en Excel es una herramienta que permite resaltar visualmente ciertos valores en una hoja de cálculo en función de condiciones específicas. Esto ayuda a resaltar tendencias, patrones o valores importantes en los datos de manera rápida y fácil.

Inicio > Estilos > Formato condicional

Nueva Regla

Permite crear condiciones personalizadas para aplicar el formato condicional. Las opciones para crear la nueva regla son:

Dashboards

Un Dashboard es una herramienta de organización, control y análisis de información que permite reunir datos de manera visual para hacer un seguimiento de métricas clave y evaluar el rendimiento.

Cómo Crear un Dashboard

• Definir el objetivo.
• Crear una base de datos.
• Crear tablas y gráficos dinámicos.
• Insertar segmentación de datos y línea de tiempo.
• Diseñar el Dashboard.

Segmentación de Datos

Es una herramienta que permite filtrar los datos mostrados en los gráficos y tablas según criterios específicos.

Para insertar un segmento: Selecciona el gráfico > Análisis del gráfico dinámico > Filtrar > Insertar segmentación de datos > Selecciona el criterio con el que deseas filtrar > Aceptar.

Escala de Tiempo (Línea de Tiempo)

La línea de tiempo proporciona una representación gráfica de cómo cambian los datos a lo largo del tiempo. Esta herramienta es esencial para el análisis de series temporales y permite identificar tendencias, estacionalidades, picos y valles en los datos.

Para insertar una escala de tiempo: Selecciona el gráfico > Análisis del gráfico dinámico > Filtrar > Insertar escala de tiempo > Selecciona el criterio (campo de fecha) con el que deseas filtrar > Aceptar.