La Importancia de la Calidad en las Compras

La función de compras es un elemento crucial en cualquier empresa. Su eficacia y organización impactan directamente en los resultados finales. Una gestión deficiente puede acarrear consecuencias negativas, tales como:

• Paralización de la producción debido a retrasos en la recepción de materiales.
• Devoluciones de clientes por defectos en los materiales adquiridos.
• Exceso de inventario debido a compras excesivas.

Estos escenarios generan pérdidas significativas para la empresa.

Funciones Clave en el Proceso de Compras

El proceso de compras abarca diversas funciones esenciales:

• Definición de especificaciones: Establecer claramente las características de los productos a comprar.
• Selección de proveedores: Identificar y elegir a los proveedores más adecuados.
• Negociación: Acordar las condiciones de compra con los proveedores.
• Aprovisionamiento: Realizar pedidos según las necesidades.
• Seguimiento de pedidos: Monitorear el estado de los pedidos para evitar retrasos.
• Recepción y comprobación: Verificar que los productos recibidos cumplen con las especificaciones.
• Pago a proveedores: Efectuar el pago de las facturas.

Definición de Especificaciones de Compra

La empresa debe definir con precisión las especificaciones de los productos que adquiere. Los principales grupos de productos son:

• Materias primas: Componentes utilizados en la fabricación de productos.
• Materiales auxiliares: Elementos añadidos durante el proceso de producción (tinta, aceite, pegamento, etc.).
• Material de envase y embalaje: Elementos para la conservación y transporte del producto (tarros, palets, botellas, etc.).
• Mantenimiento: Servicios de mantenimiento para equipos e instalaciones.
• Estudios: Estudios de mercado para el lanzamiento de productos.
• Repuestos: Piezas de recambio para maquinaria.
• Almacenamiento: Servicios de almacenamiento externo.
• Transporte: Servicios de transporte de productos terminados.
• Equipos de producción: Maquinaria necesaria para la fabricación.
• Equipos auxiliares: Maquinaria de apoyo a la producción (carretillas elevadoras, cintas transportadoras, etc.).

Fichas o Cuadernos de Especificaciones

Las especificaciones de compra se documentan en fichas o cuadernos que incluyen, para cada producto:

• Descripción del producto: Nombre, identificación y código.
• Características básicas: Dimensiones, composición, planos.
• Características de comportamiento: Vida útil, resistencia, capacidad.
• Características del embalaje: Dimensiones de la caja, unidades por caja, dimensiones del palet, unidades por palet.
• Controles a realizar por el proveedor: Descripción de los controles y envío de resultados.
• Características del servicio: Tipo de transporte, plazo de entrega.
• Requisitos administrativos y legales: Permisos y certificados exigidos por la ley.

Homologación de Proveedores: Garantía de Calidad

La homologación de proveedores es un proceso mediante el cual una empresa determina qué proveedores están cualificados para suministrar productos o servicios. Se pueden utilizar varios métodos:

• Auditoría: Visita al proveedor para evaluar factores predefinidos. Se otorga una puntuación para determinar la aceptación o rechazo.
• Test de producto: Se utiliza el producto en la producción para evaluar su comportamiento. Se homologa o no al proveedor según los resultados.
• Homologación por histórico: Para proveedores que ya han trabajado con la empresa. Se analizan resultados históricos (cantidades suministradas, envíos, controles, etc.).
• Cuestionario de homologación: Similar a la auditoría, pero sin visita. Se evalúan datos sobre actividad, organización y medios.

En estos procesos deben participar representantes de los departamentos de compras, calidad, usuario, producción (si son materias primas) y almacén (si es transporte). La lista de proveedores homologados debe difundirse al personal responsable de las compras.

Evaluación Continua de Proveedores: Criterios y Metodología

Tras la homologación, se realiza una evaluación continua para asegurar el cumplimiento permanente de los requisitos. Los criterios de evaluación deben incluir:

• Calidad de los suministros: Cumplimiento de las especificaciones solicitadas.
• Fiabilidad del plazo de los suministros: Cumplimiento de los plazos de entrega.
• Flexibilidad del proveedor: Adaptación a las necesidades de la empresa (pedidos urgentes, etc.).
• Fiabilidad de la información: Calidad de ofertas, albaranes, facturas y plazos de facturación.
• Competitividad (Precios): Relación calidad-precio en comparación con otros proveedores.

Se debe asignar un peso a cada criterio según su importancia. Por ejemplo:

• Calidad de los suministros: 50%
• Fiabilidad de los suministros: 20%
• Flexibilidad del proveedor: 20%
• Fiabilidad de la información: 5%
• Competitividad (Precios): 5%

Se define un sistema de puntuación para cada criterio (0-5, 0-10, A/B/C, etc.). Por ejemplo, para la calidad de los suministros (escala 0-5):

• 5 puntos: Ningún incumplimiento.
• 4 puntos: Incumplimientos entre 1% y 2%.
• 3 puntos: Incumplimientos entre 3% y 5%.
• 2 puntos: Incumplimientos entre 6% y 10%.
• 1 punto: Incumplimientos entre 11% y 20%.
• 0 puntos: Incumplimientos superiores al 20%.

Se establece la frecuencia de la evaluación (trimestral, semestral, anual) y las acciones a tomar según la puntuación:

• 0 puntos: Pierde la homologación.
• 1 o 2 puntos: Notificación escrita y plazo para corrección.
• 3 o 4 puntos: Notificación y solicitud de plan de corrección.

Este proceso permite seleccionar a los mejores proveedores y mejorar la calidad de los suministros. Las evaluaciones se registran en fichas. Con los proveedores de mejor puntuación se pueden establecer acuerdos de calidad concertada, reduciendo los costes de control.

Especificaciones Detalladas del Producto

Un producto se define por sus especificaciones, que deben incluir, al menos:

• Título o denominación: Nombre técnico y comercial.
• Aplicaciones: Utilidad y formas de uso.
• Condiciones de fabricación, instalación, almacenamiento y uso: Características, precauciones.
• Características físicas: Dimensiones, composición, dureza, conductividad.
• Características de fiabilidad: Condiciones de uso y funcionamiento, periodo sin fallos.
• Características de mantenimiento: Métodos y operaciones de mantenimiento.
• Métodos de ensayo y criterios de aceptación: Instrumentos de medida, tolerancias.
• Embalaje y protección: Medios de protección para almacenamiento, manipulación y transporte.
• Informaciones especiales y de servicio postventa: Información relevante no incluida anteriormente.

En la práctica, se priorizan las características esenciales del producto.

Control de Calidad: Etapas y Proceso

El proceso de control de calidad consta de siete etapas:

1. Establecer el objeto del control.
2. Elegir la unidad de medida.
3. Establecer el valor normal de la especificación.
4. Establecer un instrumento de medida.
5. Realizar la medición.
6. Interpretar las diferencias entre el valor real y el normal.
7. Actuar sobre las diferencias encontradas.

El control de calidad abarca todo el proceso de producción, desde la recepción de materias primas hasta el producto final.

Inspección: Evaluación y Toma de Decisiones

La inspección es la evaluación de una característica del producto. Las acciones para realizar una inspección son:

1. Determinación de la característica a inspeccionar.
2. Medición o ensayo de la calidad de esa característica.
3. Comparación con el estándar.
4. Decisión sobre el destino de los casos conformes.
5. Decisión sobre el destino de los casos no conformes.
6. Registro de datos.

Modalidades de Inspección

La inspección puede ser:

• De elementos independientes (tornillos, platos, etc.).
• De partes de una masa (colada de acero, cuba de vino, etc.).

Normalmente se realiza por lotes. La intensidad puede variar:

• No inspeccionar (garantías del proceso).
• Inspección por muestras pequeñas.
• Inspección por muestras amplias (muestreo aleatorio).
• Inspección al 100% (productos críticos o complejos).

Inspección por Muestreo: Eficiencia y Planificación

La principal ventaja del muestreo es la economía. Se elabora un plan de muestreo que determina:

• Tamaño del lote (N): Número de piezas o cantidad del lote.
• Tamaño de la muestra (n): Cantidad de material de la muestra.
• Número de aceptación (c): Número máximo de piezas defectuosas para aceptar el lote.

Los lotes rechazados pueden ser:

• Inutilizados.
• Inspeccionados al 100% para separar o reparar piezas defectuosas.
• Sometidos a una segunda muestra.

Autocontrol: Responsabilidad y Eficiencia en la Producción

Tradicionalmente, las inspecciones las realizan verificadores distintos a los operarios. Las razones son:

• Especialización de los verificadores.
• Separación de responsabilidades.
• Necesidad de equipos de medida complejos.

Sin embargo, esta separación tiene desventajas:

• Aumento de costes de personal.
• Pérdida de responsabilidad del personal de ejecución.

El autocontrol, donde los operarios realizan la inspección, se puede implantar si:

• El operario tiene tiempo suficiente.
• El operario tiene la capacidad necesaria.
• Se pueden utilizar equipos de medida en el puesto de trabajo.
• Los resultados no repercuten negativamente en el operario.

Calidad en el Almacén y las Expediciones: Conservación y Protección del Producto

Para conservar la calidad hasta el cliente final, en el almacén se debe:

• Respetar las especificaciones de almacenamiento (condiciones ambientales, altura, etc.).
• Proveer medios para prevenir el deterioro (locales adecuados).
• Establecer métodos para autorizar entradas y salidas.
• Evaluar el estado de conservación.
• Aplicar embalaje y marcado adecuados.

Control del Proceso: Detección y Prevención de Defectos

El control del proceso se enfoca en:

• Detección de defectos: Control unitario (100%) o estadístico por lotes.
• Prevención de defectos: Control estadístico del proceso.

Control Estadístico del Proceso: Herramientas y Beneficios

Es un método de prevención que permite:

• Asegurar la conformidad del producto.
• Reducir las causas de defectos.
• Aumentar la estabilidad.
• Dar información inmediata al operario.
• Disminuir costes de calidad.

Utiliza dos herramientas: el histograma y el gráfico de control.

Histograma: Representación Gráfica de la Distribución

Es una representación gráfica de la frecuencia de aparición de un valor. Permite analizar:

• Forma.
• Posición central.
• Grado de concentración o dispersión.

Estadística Básica: Análisis Detallado de la Distribución

Para un análisis más detallado, se utiliza:

• Media aritmética: Resultado medio de los valores.
• Recorrido: Diferencia entre el valor máximo y el mínimo.
• Desviación típica: Distancia media de los puntos respecto al valor medio.

Ejemplo de cálculo (datos ilustrativos):

Media aritmética: (77 * 3) + (78 * 8) + (79 * 18) / 100

Recorrido: 84 – 77 = 7

Desviación típica: (77 – 80,22) * 3 + (78 – 80,22) * 8 + (84 – 80,22) * 2 / 100

Gráficos de Control: Seguimiento de la Evolución en el Tiempo

Representan la evolución de una característica en el tiempo. Un punto fuera de los límites indica inestabilidad. Casos habituales:

• Periodicidad: Ascenso o descenso cíclico.
• Secuencia: 8 puntos consecutivos por encima o debajo de la media.
• Tendencia: 7 puntos consecutivos crecientes o decrecientes.