Almacenamiento y Zonas Especiales en la Oficina de Farmacia

Almacén

En el almacén robotizado, una persona pasa el lector óptico por cada uno de los productos o vuelca la cesta en la que viene el pedido en una zona especial y es el robot quien se encarga de leer y colocar en el almacén todos los productos recibidos. El almacén debe estar en una zona donde la luz natural no incida sobre los medicamentos, con una temperatura ambiente y grado de humedad que permitan la adecuada conservación de los productos.

Zona para Productos No Utilizables

Debe estar bien señalizada. En esta zona se ponen todos los productos que no se pueden vender.

Almacenaje de Productos de Riesgo

• Pesados: poner en zonas bajas.
• Inflamables: lejos de la electricidad o cualquier elemento que sea inflamable. Se puede separar con una barrera.
• Ácidos: no ponerlos en las alturas y en zonas bien visibles.
• Agua: lejos de sustancias en polvo o secas.
• Sales de potasio: pueden producir explosión.

Otras Posibles Zonas

Para que una Oficina de Farmacia pueda tener cualquiera de estas zonas, es preciso que el titular posea la correspondiente titulación.

Zona de Análisis Clínicos

En cualquier farmacia se pueden realizar análisis clínicos básicos. En este caso no es necesaria autorización. Si queremos realizar análisis clínicos de mayor complejidad en la farmacia, es necesario disponer de una zona más amplia. En esta zona es necesario que el personal auxiliar que trabaje disponga de la titulación correspondiente a sus funciones.

Zona Óptica

No se debe confundir con la venta de gafas ya graduadas.

Zona Ortopédica

Solo es posible vender ortopedia menor. La mayor es la que está hecha a medida.

Zona de Audioprótesis

Para la venta de aparatos audioprotésicos es necesario personal con la titulación legal oportuna.

Laboratorios Farmacéuticos

Para que el titular del laboratorio obtenga la autorización de comercialización, el solicitante deberá acreditar que dispone de locales, equipos técnicos y de control, medios apropiados y suficientes que cumplan las exigencias legales para la conservación de los medicamentos, y que disponga de forma continuada de un técnico responsable. La AEMPS y las autoridades sanitarias realizarán inspecciones a los laboratorios para verificar el cumplimiento de las normas.

Almacenes de Distribución

Los almacenes de distribución de medicamentos al por mayor, sustancias medicinales, etc., tendrán a todos los efectos la condición de establecimientos sanitarios. Las instalaciones de los almacenes reunirán las condiciones necesarias para que quede garantizada la correcta conservación y distribución de los medicamentos. Se debe organizar servicios de guardias para cada localidad. Los medicamentos no defectuosos que se hayan devuelto deberán mantenerse aparte de las existencias para la venta. El director técnico debe autorizar oficialmente que los productos vuelvan a las existencias.

Transporte de Termolabiles

Se transportan en las mismas condiciones en las que han llegado.

DDD

• Desinfección (legionella)
• Desinsectación
• Desratización

Normas de Seguridad e Higiene

En el Laboratorio de Fórmulas y Preparados Magistrales

• Prohibido comer, fumar y mascar chicle.
• Guardar la ropa y los efectos personales en armarios.
• Ropa adecuada: guantes, mascarillas, botas.
• Limpieza y renovación de ropa de forma regular y siempre que sea necesario.
• No trabajar con lesiones en la piel o alguna enfermedad transmisible.
• Lavarse las manos al principio y al final.
• Guardar los productos químicos en función de su peligrosidad.

En el Resto de la Oficina de Farmacia

• No dirigir nunca hacia los ojos los lectores láser.
• No girar el tronco al trasladar pesos.
• Calzado cómodo para prevenir lesiones.
• Bota abrochada y mangas bajadas.
• No colocar alimentos ni bebidas en los refrigerantes destinados a medicamentos.
• Si se cae algún líquido en el suelo, limpiarlo y avisar al personal para evitar caídas.

En todas las Oficinas de Farmacia deberán contar con un dispositivo tipo túnel, que permita dispensar adecuadamente a los clientes sin necesidad de que estos penetren en el interior. La utilización de esta medida es para el servicio nocturno.

Código Nacional

• Los productos españoles siempre comienzan por 84.
• Los productos farmacéuticos siempre encabezados por el 7000.
• Y por último el código nacional.

SIGRE

Es el Sistema Integrado de Gestión de Residuos y Envases. Ahí van los productos que ya estén terminados o a medio usar para hacer una clasificación selectiva y un tratamiento de los residuos respetuoso con el medio ambiente.

Factores de Conservación de Medicamentos

Luz

Los medicamentos sensibles a la luz vienen en envases que los aislan de la luz mediante sistemas opacos como el cristal topacio y el blíster de aluminio, y el cartón como acondicionamiento secundario.

Humedad (Hidroscópicos)

Se acondicionan en envases estancos (no puede entrar ni salir la humedad). Aun así, es importante que en la farmacia se mantengan unas condiciones normales. No conservar en el cuarto de baño de casa.

Temperatura

Conservación entre 2 y 8ºC (Termolabiles)

Llevan en el exterior el símbolo que indica que se deben conservar en el frigorífico. Se debe controlar la temperatura.

Conservación por Debajo de 30 o 25ºC (Termosensibles)

La temperatura de la farmacia no debe superar esta temperatura.

Devolución de Productos

Productos Termolabiles

Deberán cumplir las mismas condiciones en las que han llegado (frigorífico).

Estupefacientes

Se utilizarán los mismos vales oficiales de estupefacientes que se usaron para pedirlos. Se rellena la matriz y el vale y se escribe claramente la palabra «devolución». Se escribe en el libro oficial de estupefacientes para darle salida.

Almacén de Distribución

Es importante separar la devolución entre inmediata y prolongada, el importe que se abona no es el mismo. En retirados, inmovilizados, bajas y estropeados se abona el 100%, y en caducados solo el 10%. El importe de las devoluciones no podrá sobrepasar el 10% de las unidades adquiridas de ese medicamento.

Gestión de Inventario

Existencias de un Producto

Es el número de unidades de ese producto que tenemos en el establecimiento.

Existencias Consideradas en General

Es el conjunto de productos con su respectivo número de unidades que están presentes en el establecimiento.

Stock

Igual que las existencias.

Coeficiente de Rotación

Es el número de veces que se ha vendido el stock en un periodo de tiempo determinado, generalmente 1 año. Se suele considerar que el stock óptimo debe tener un coeficiente de rotación entre 6 y 8.

Pregunta: Si yo tendría una (cantidad) de mercurio, ¿para calcular el coeficiente de rotación? ¿Si el coeficiente es de 2?

Respuesta: Si es menos de 6, el coeficiente es malo.

Stock Mínimo en Sanidad

Pregunta: ¿Por qué el stock mínimo en sanidad es igual que el stock de seguridad?

Respuesta: Porque en sanidad hay muchos productos cuyo stock mínimo no puedes reducir. Las necesidades tienen que estar cubiertas para no tener un problema sanitario.

Stock Máximo

Pregunta: ¿Por qué el stock máximo es el óptimo?

Respuesta: Permite un almacenaje escaso, pero que nos asegure que no se producirá una falta de existencias (rotura de stock).

Pregunta: ¿Qué inconvenientes tiene un stock máximo muy elevado?

• Robo
• Rotura
• No tener espacio
• Gastos
• Que caduquen

El stock óptimo será aquel que permita un almacenaje escaso, pero que nos asegure que no se producirá una falta de existencias. A esa falta se le llama rotura de inventario.

Inventario Según el Principio de Pareto

Pregunta: ¿Cómo agrupamos los productos de una farmacia para hacer el inventario según el principio de Pareto?

• Grupo A: productos de mayor valor en sentido amplio. Constituyen el 10% del total de los productos y el 75% del valor de lo almacenado.
• Grupo B: constituyen un 30% de los productos y un valor de un 20%.
• Grupo C: representan el 60% de los productos y un 5% de existencias. También se incluyen los productos con ventas escasas.

El inventario se hace:

• Grupo A: semanalmente
• Grupo B: mensualmente
• Grupo C: trimestralmente

La ventaja de este tipo de inventario es que cada revisión de productos es parcial, con lo que disminuye el tiempo utilizado y no precisa el cierre del establecimiento.