Manual de Microsoft Access: Creación y Gestión de Bases de Datos

Microsoft Access: Creación y Gestión de Bases de Datos

Introducción a Microsoft Access

Microsoft Access es un software para crear bases de datos y gestionar información. Permite manipular datos en forma de tablas, crear relaciones entre ellas, generar consultas, diseñar formularios para introducir datos e informes para presentar la información. Su extensión es .accdb.

Barras de Access

Barra de título: Contiene el nombre del programa y del archivo abierto. Incluye las opciones minimizar, maximizar y cerrar.
Barra de acceso rápido: Posee las operaciones más habituales (guardar, rehacer o deshacer).
Cinta de opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas y por categoría, con botones y menús.
Pestaña Archivo: Posee las opciones relativas al programa y dos elementos: opciones que muestran más información a la derecha y los comandos inmediatos (que se ejecutan al hacer clic).
Barra de estado: Ubicada en la parte inferior, proporciona información sobre la ventana/vista activa.

Objetos de Access

Tablas: Almacenan información de un tema en particular. Contienen campos que almacenan datos como nombres, direcciones, etc. Un conjunto de datos para un mismo objeto en una tabla se denomina registro o fila.
Consultas: Visiones personalizadas de los datos en las tablas, donde se pueden extraer los que cumplan con condiciones específicas.
Formularios: Sirven para visualizar, introducir y modificar datos en tablas.
Informes: Dan forma, calculan y resumen los datos. Generalmente se presentan de forma impresa.

Vista Diseño

Define las columnas de las tablas y otras consideraciones. Muestra el nombre de la tabla y la rejilla donde se definen las columnas. En la parte inferior izquierda están las pestañas «General» y «Búsqueda» para definir las propiedades del campo y a la derecha un recuadro de ayuda. En la primera fila se coloca el nombre del campo, en la segunda el tipo (que por defecto es texto) y en la tercera la descripción (opcional).

Tipos de Campos

Texto: Caracteres, caracteres especiales y dígitos como nombres, direcciones, etc.
Memo: Para textos de más de 255 caracteres (explicaciones o comentarios).
Número: Datos numéricos para cálculos matemáticos.
Fecha/Hora: Para introducir fechas y horas desde el año 100 al 9999.
Moneda: Valores de dinero y datos numéricos para cálculos, con hasta 4 decimales.
Autonumeración: Un número secuencial que Access asigna automáticamente al agregar un nuevo registro.
Sí/No: Campos que contienen 1 de 2 valores (sí/no, verdadero/falso, activado/desactivado).
Objeto OLE: Datos binarios (planilla de Excel, documento de Word).
Hipervínculo: Texto o combinación de texto y número que funciona como dirección de hipervínculo.
Datos Adjuntos: Archivos, imágenes, gráficos, hojas de cálculo. Similar a un correo electrónico. Ofrecen más eficacia y flexibilidad que los datos de Objeto OLE.
Calculado: Su valor es el resultado de una operación aritmética o lógica realizada con datos de otros campos.

Sectores de la Planilla QBE

Campo: Se indica el campo a utilizar, ya sea de la tabla o uno calculado.
Tabla: Se indica el nombre de la tabla de origen del campo.
Orden: Sirve para ordenar las filas.
Mostrar: Activa o desactiva la visualización del resultado.
Criterios: Se especifica la condición que deben cumplir los registros para aparecer en el resultado.
O: Esta y las siguientes filas se usan para combinar condiciones.

Formularios

Sirven para definir pantallas y editar los registros de una tabla o consulta.

Creación de Formularios

Abrir el asistente de formularios (en la pestaña Formularios).
Elegir la tabla o consulta e introducir los campos.
Elegir la distribución de los datos (en columnas, tabular, hoja de datos o justificado).
Seleccionar el estilo del formulario.
Abrir el formulario para ver o introducir información, o modificar el diseño en la vista Diseño.

Propiedades del Campo

Clave principal: Proporciona un valor único para cada fila (identificador). Puede ser un campo o un grupo de campos.
Tamaño del campo: Para campos de texto, determina el número máximo de caracteres. Para campos numéricos, se clasifican en Entero, Entero largo, Simple, Doble, Decimal, etc.
Formato del campo: Personaliza la presentación de datos (excepto OLE, Hipervínculo y Datos adjuntos).
Lugares decimales: Indica el número de decimales para tipos de datos Número, Autonumeración o Moneda.
Máscara de entrada: Controla los valores que los usuarios pueden introducir.
Título: Indica cómo se visualiza la cabecera del campo.
Valor predeterminado: Valor que se almacena automáticamente si no se introduce otro.
Regla de validación: Controla la entrada de datos según un criterio específico.
Texto de validación: Texto que se muestra si se introduce un valor que no cumple la regla de validación.
Requerido: Indica si un campo debe rellenarse obligatoriamente (Sí/No).
Longitud cero: Controla que no se puedan introducir valores vacíos.
Indexado: Útil para establecer un índice de un solo campo.

Relaciones

Permiten la utilización simultánea de datos de varias tablas.

Uno a uno: Cuando un registro de una tabla se relaciona con un único registro de otra tabla.
Uno a varios: Cuando un registro de una tabla se relaciona con un único registro de otra, pero un registro de la segunda tabla puede tener varios registros relacionados en la primera.
Varios a varios: Cuando un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de otra tabla.

Tipos de Consultas

De selección: Extraen o muestran datos que cumplen criterios específicos y permiten modificarlos.
De acción: Realizan cambios en los registros. Tipos: eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas.
- De eliminación: Eliminan registros que cumplen el criterio de búsqueda.
- De creación de tablas: Crean nuevas tablas a partir de datos existentes.
- De datos anexados: Agregan datos de una tabla a otra.
- De actualización: Modifican datos en los registros.
Consultas SQL: Se definen en lenguaje SQL (ej. consultas de unión).
Consultas con parámetros: El usuario introduce el valor del parámetro al ejecutar la consulta.
Consultas multitabla: Obtienen datos de varias tablas.
Consultas de resumen: Resumen las filas de origen. Utilizan funciones de agregado (Suma, Promedio, DesvStard, Var, Min, Max, Cuenta) y la opción «Agrupar por».

Informes

Presentan datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimir. Permiten agrupar información y calcular totales.

Creación de Informes

Abrir el asistente para informes (en la pestaña Informes).
Elegir la tabla o consulta e introducir los campos.
Elegir los niveles de agrupamiento.
Elegir el orden de los registros (ascendente o descendente).
Elegir la distribución de los datos (en pasos, bloque o esquema) y la orientación (vertical u horizontal).
Escribir el título del informe.
Ver el informe o modificar su diseño.