Diagramas de Flujo para la Optimización de Procesos

Diagrama de Flujo Desplegado

¿Qué beneficios ofrece?

• Visualiza la forma en que las personas participan en equipo.
• Monitorea las acciones a realizar y los tiempos involucrados.
• Identifica las estaciones de control.
• Señala el punto donde se detecta la bifurcación de salida o «Y».

Preguntas clave para el análisis

• ¿Las personas que participan en el proceso son las adecuadas y lo hacen en el momento oportuno?
• ¿Hay muchas personas que no intervienen o que intervienen innecesariamente?
• ¿Existen barreras entre las personas que deben trabajar en equipo para realizar el proceso?

Diagrama de Flujo de Proceso Detallado

¿Cómo elaborarlo?

• Utilice cada símbolo para representar únicamente una acción o decisión.
• Dibuje el primer símbolo y escriba dentro la descripción del paso del proceso.
• Dibuje el segundo símbolo con la descripción dentro. Conecte los dos símbolos con una flecha para indicar el flujo del proceso.
• Continúe hasta que haya completado todos los pasos.
• Marque la curva de trabajo duplicado en la que se está concentrando.

¿Qué beneficios ofrece?

• Muestra lo que sucede realmente en cada paso.
• Muestra lo que sucede cuando tiene lugar un evento que sale del estándar («Y»).
• Denota fácilmente las redundancias y otros esfuerzos vanos.
• Permite añadir rendimientos y tiempo de ciclo en cada paso.
• Pregunta: ¿Cuáles son los pasos que pueden ser eliminados?
• Pregunta: ¿Cuáles son los pasos que representan valor agregado para el cliente?

Diagrama de Flujo Físico

¿Cómo elaborarlo?

• Dibuje el esquema físico de su área de trabajo, incluyendo estaciones de trabajo, áreas de espera, áreas de máquinas, etc.
• Use flechas para delinear el flujo de la parte dentro del área. Cada flecha debe delinear un paso del proceso.

¿Qué beneficios ofrece?

• Muestra el número de movimientos para completar el proceso.
• Muestra la complejidad del flujo y las curvas.
• Permite añadir tiempo a cada paso para mostrar cuellos de botella y tiempo sin valor agregado versus tiempo con valor agregado.

Diagrama de Flujo de Tiempo sin Valor Agregado

¿Cómo elaborarlo?

• Dibuje una línea horizontal para representar el tiempo total que se ocupa en el proceso.
• Relacione todos los pasos del proceso detalladamente y decida si el paso tiene valor para el cliente.
• Dibuje una línea vertical fina que represente el tiempo que se requiere para completar el paso.
• Dibújela arriba de la línea si representa valor agregado o debajo si no lo representa.
• En cada línea vertical, señale el paso del proceso.
• Puede dibujar una barra con el tiempo de valor agregado como porcentaje del tiempo total del proceso.

¿Qué beneficios ofrece?

• Delinea gráficamente el importe de tiempo sin valor que se usa en el proceso.
• Pregunta: ¿Cómo podemos reducir el tiempo sin valor y eliminar pasos innecesarios?

Indicadores y Métricas para la Gestión de Procesos

Tipos de Indicadores

• Presupuesto (Insumos/proceso) – (Ámbito de proceso): Programas de trabajo, Programación, Ejecución de recursos.
• Producción (Q) (Cobertura, Focalización, Oportunidad, Ciertas características, Costos) – (Ámbito de producto): Eficacia, Eficiencia, Economía, Calidad.
• Resultados (Punto de vista de usuarios) – (Ámbito de resultado): Intermedio, final.

Definiciones para Indicadores

Nombre del indicador – Fórmula de cálculo – Sentido de medición – Frecuencia – Unidad de medida – Establecimiento de metas – Supuestos – Medios de verificación.

Métricas de Procesos de Negocio

Representan medidas cuantitativas del desempeño del proceso. Existen dos tipos:

• Variables de Proceso: Miden los flujos en los procesos (tiempos, tasas de producción, cuellos de botella, etc.).
• Variables de Estado: Miden etapas en los procesos (inventarios, holguras, fallas, etc.).

Indicadores Clave de Desempeño (KPI)

Miden el nivel del desempeño de un proceso, enfocándose en el «cómo» e indicando qué tan buenos son los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

Fases de un Proyecto de Rediseño de Procesos

1. Diagnóstico

1. Levantamiento de detalle del proceso, tal cual opera actualmente.
2. Definición de la métrica del proceso (Tablero de Monitoreo).
3. Medición de indicadores del Tablero de Monitoreo (situación inicial).
4. Identificación de «Quick Wins» (mejoras rápidas).

2. Diseño

1. Rediseño del proceso (Procedimiento, Sistemas, Roles, Estándares).
2. Especificación de resultados verificables y metas para cada indicador del Tablero de Monitoreo, incluyendo la definición de «Quick Wins».
3. Implementar «Quick Wins».
4. Seguimiento a «Quick Wins».

3. Implantación

1. Elaboración de guía de rediseño focalizado de procesos.
2. Formación de equipo de implantación.
3. Trabajo de implantación.
4. Capacitación en el nuevo proceso.
5. Medición periódica de resultados en Tablero de Monitoreo.
6. Reporte mensual de avances mediante Tablero de Monitoreo.

Direcciones del Cambio en la Optimización de Procesos

1. Eliminar y/o reducir desperdicios.
2. Simplificar, simplificar, simplificar.
3. Combinar pasos de procesos.
4. Crear rutas alternas.
5. Trabajar en paralelo, no en línea.
6. Captar la información en el origen.
7. Mejorar la coordinación y comunicación entre grupos de trabajo.
8. Automatización y utilización de tecnología.
9. Dejar que los clientes ayuden en el proceso.
10. Creatividad.