ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. ELEMENTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

• Cómo organizar el evento
• Qué organizar
• Cómo llevarlo a cabo
• Cuándo organizar
• Dónde organizarlo

CÓMO APLICAR EL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS

• Ser buen anfitrión
• Saber estar
• Invitación al evento
• Vestuario, etiquetas, protocolo a pedir a los invitados según el evento

2. ¿QUÉ TAREAS DEBE REALIZAR EL ORGANIZADOR DE UN EVENTO?

• Crear un timing de trabajo del evento: qué se va a hacer, cómo, dónde, cuándo, en qué tiempo.
• Realizar un cronograma: establecimiento de un horario del desarrollo del acto desde la llegada de los invitados hasta la finalización del acto.
• Elaborar un libro de ruta: documento informativo de los itinerarios con el fin de facilitar al conductor el recorrido, presentando también rutas alternativas.
• Adjuntar planos: conjunto de croquis en los que se detallan las instalaciones a visitar, el recorrido por las mismas y también la relación protocolaria de los asistentes.
• Utilización de grafismos: se trata de incluir los diseños de todo lo relativo a invitaciones, minutas o carteles para el acto.
• Realización de listados: conjunto de listas en las que se recogen la relación de los invitados al acto y la relación general de las confirmaciones de asistencia.
• Fijación del protocolo a seguir y comunicación de este: conjunto de notas personalizadas a algunos o a todos los invitados en las que se detallan aspectos relativos al protocolo.
• Elaboración de la documentación: toda la información que se incluye en el programa relacionado con el acto y el lugar de este.

3. ¿QUÉ BUSCA LA COMUNICACIÓN DE UN EVENTO?

• Distribuir datos e ideas, para que lleguen a ser conocidos por los clientes.
• Informar de la existencia del nuevo evento.
• Facilitar la comunicación entre el evento y sus públicos.
• Crear imágenes de marca.
• Generar una actitud positiva por parte de la empresa en el público destinatario.
• Contrarrestar situaciones negativas que pueden surgir.
• Contrarrestar actividades de la competencia.
• Dirigirse a grupos específicos.
• Ayudar al ingreso del evento al mercado.

4. ¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN DE UN EVENTO?

• Informar al público sobre la existencia del evento.
• Asesorar al público sobre el evento y sus características.
• Persuadir al público para que asista a nuestro evento.
• Introducir a la participación en el evento.

5. ENUMERA A TRAVÉS DE QUÉ ELEMENTOS SE PUEDEN DIFUNDIR LOS EVENTOS

• Medios de comunicación
• Publicidad
• Gestión de prensa

6. ¿POR QUÉ NORMATIVA SE PUEDE REGIR UNA EMPRESA PARA ORGANIZAR UN EVENTO?

• Código Deontológico de Eventos.
• Prevención de Riesgos Laborales.
• LPD (Ley de Protección de Datos).
• Normativa de espectáculos Decreto Policía.
• Manual de eventos sostenibles.
• Normativa regional.

7. ¿QUÉ ES NECESARIO TENER EN CUENTA PARA TENER UNA BUENA RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES?

• Definir bien las necesidades.
• Comunicarse constantemente con los proveedores.
• Conseguir toda la información posible de cada uno de ellos.
• Ser minucioso y claro.
• Gestionar bien el tiempo.

8. ¿PARA QUÉ SIRVEN LOS PROGRAMAS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS?

Sirven para contratar todos los elementos necesarios para la creación del evento como pueden ser: la restauración, imagen, sonido, audio, traducción, seguridad, transporte, decoración, stand, etc…

ESPACIOS Y SERVICIOS NECESARIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE EVENTOS

1. ¿DÓNDE SE PUEDEN CELEBRAR EVENTOS?

A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, este debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes.

Los espacios con los que se puede contar para organizar un evento pueden ser, dentro de la hostelería y restauración, los siguientes:

1. Bares, restaurantes, salas y salones de reuniones y banquetes, discotecas.
2. Hoteles con campos de golf, hoteles para reuniones, hoteles con spa, balneario, baños árabes, casas rurales.
3. Bodegas y viñedos, espacios al aire libre.
4. Empresas de catering que permiten alquilar mesas y sillas y proveer de repostería, regalos gastronómicos, cursos de cocina, etc.

2. ¿QUÉ SERVICIOS PUEDEN SER NECESARIOS PARA UN EVENTO?

• Telecomunicaciones, reproducción y proyección de imagen y sonido.
• Servicios de traducción.
• Servicios de control de accesos, transporte, seguridad: gestión y control.
• Montajes de stands y exposiciones.
• Azafatas.
• Animación cultural, producción de espectáculos y actividades lúdicas.

3. ¿CÓMO SERÁN LOS SERVICIOS DE CONTROL DE EVENTOS?

Se debe controlar el acceso de los asistentes al recinto donde tendrá lugar el evento mediante una serie de acciones tales como comprobaciones de registros, invitaciones, etc…

Si el evento recibe a personas que vienen en avión, tren o se alojan en un lugar distinto de donde se celebra el acto, habrá que contratar medios de transporte que se encarguen de este traslado. También se debe contar con empresas que se encarguen de la seguridad tanto en el mismo espacio de celebración como en las inmediaciones.

4. ¿CUÁNDO SE NECESITARÁ MONTAR STANDS O EXPOSITORES?

Estos servicios son necesarios sobre todo en el caso de participar en ferias, cuando se van a presentar productos nuevos o se necesitan escenarios o tarimas para algún congreso, seminario, rueda de prensa, etc… Son profesionales los que montarán:

1. Carpas, plataformas, hinchables, escenarios, construcciones y montaje de stands.
2. Decorados, flores y plantas.
3. Rotulación y señalización.
4. Sanitarios portátiles.

5. ¿CUÁL ES EL COMETIDO DE LAS AZAFATAS?

En la actualidad también existen del sexo masculino. Son muy útiles cuando hay que recibir y guiar a participantes, cuando se realizan promociones, etc…

6. ¿CÓMO PUEDE SER LA ANIMACIÓN EN UN EVENTO?

Se intenta crear un ambiente distendido y que el participante se lleve un buen recuerdo; para ello se cuenta con:

• Empresas de animación que proporcionan artistas o entertainers, talentos, DJ, VJ (creadores de videos musicales unidos a otra acción), karaoke, cualquier tipo de espectáculo, flamenco, grupos de música y cantantes.
• Empresas que ofrecen actividades deportivas o de aventuras, sobre todo si se trata del lanzamiento de packs de deportes de riesgo, de aventuras o actividades que supongan un contacto directo con la naturaleza.

7. ¿CÓMO PUEDEN SER LOS SERVICIOS DE TRADUCCIÓN?

Es posible que a un evento asistan personas de distintas nacionalidades y que, por ello, no conozcan el idioma en que se está celebrando dicho acto, o que necesiten un intérprete de signos. Será necesario contar con uno o varios de los siguientes servicios:

• Servicio de traducción en todos los idiomas.
• Intérpretes/traductores.
• Traducción escrita.
• Interpretación simultánea en cabina.
• Intérpretes de signos.

8. ¿QUÉ TIPO DE SEGUROS PODEMOS CONTRATAR PARA UN EVENTO?

• Seguro de responsabilidad civil.
• Cancelación de congreso.
• Seguros para participantes en congresos y eventos.
• Seguros de suspensión de eventos por inasistencia del personaje principal.
• Seguros de accidentes e invalidez en eventos deportivos.

9. ¿PARA QUÉ CONTRATAN GUÍAS LAS EMPRESAS?

Puede ser necesario, en ciertos casos, tener guías para acompañar a los participantes a visitar el patrimonio de una ciudad o a cualquier evento cultural.

Los tipos de guías más solicitados son:

• Guías que se expresan en varios idiomas.
• Guías oficiales de turismo.
• Guías acompañantes.
• Guías especializados en turismo de cruceros.

10. DIEZ ERRORES QUE NO SE DEBEN DE COMETER EN LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO