¿Qué es una Planilla de Cálculo?

Una planilla de cálculo es una herramienta que facilita la automatización de tareas. Con ella, se pueden realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas o financieras y representar estos valores en forma gráfica. Es una aplicación integrada cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Los archivos con los que se trabaja en una planilla de cálculo reciben el nombre de libros. Estos contienen una o más hojas de cálculo, donde se analizan e introducen los datos.

Conceptos Fundamentales

• Celda: Es la intersección entre una fila y una columna. En ellas se introducen textos, números, fechas, fórmulas o funciones. Ejemplo: D2.
• Autollenado de series: Calcula todos los valores subsiguientes a partir de los primeros valores de una lista. Ejemplo: Hacer una lista de días a partir de «lunes» y «martes».
• Rango: Conjunto de celdas adyacentes. Consiste en un rectángulo de celdas que pueden ser una fila o una columna entera. Ejemplo: A2:B7 determina un rango. Los dos puntos equivalen a «desde… hasta…».
• Formato de celdas: Los números se alinean automáticamente a la derecha, al igual que las fechas y las horas. Ejemplo: 1.5 se toma como texto ya que el signo decimal es la coma.

Introducir Información en la Hoja de Cálculo

Las celdas de la hoja de cálculo son las que deben contener la información. Dentro de ellas puede haber datos, fórmulas y funciones. La información introducida será interpretada como una fórmula o función siempre que el primer carácter sea el signo igual (=). De lo contrario, será interpretada como un dato.

Otra forma de autollenado: Se introducen los dos primeros números de la serie, se seleccionan ambos y se mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la selección. El cursor se convertirá en un símbolo de cruz (+) más fino. Apretando el botón del mouse, se seleccionan las casillas en las que se quiere que aparezcan los datos. Si los datos son de texto y le damos los dos primeros de la serie, la planilla repartirá estos dos datos de forma alternativa.

Dar Formato a la Información

La información se puede modificar cambiando el tamaño, estilo y color de los datos de esas celdas. Los formatos aplicables a las celdas por el usuario se establecen por separado según sean de aplicación sobre números, textos o ambas cosas. A una celda se le puede aplicar formato a través del menú «Formato – Celdas» o a través de la barra de formatos.

Referencias Absolutas y Relativas

• Referencia relativa: Indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula. Cuando se copia en otra posición, modifica y actualiza las posiciones.
• Referencia absoluta: Introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa.

En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Para trabajar con referencias absolutas, se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del número de fila. También pueden incluirse referencias mixtas, como $C4 o C$4. En el primer caso, la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo, la columna es relativa y la fila absoluta.

Fórmulas y Funciones

Fórmulas: Expresión matemática realizada por el usuario, donde se puede hacer referencia a celdas. Al modificar el valor de la celda, se modifica el resultado de la fórmula. Los cálculos que se realizan en una hoja de cálculo se llevan a cabo mediante fórmulas. Para introducir una fórmula en una celda, hay que empezar por un signo =.

Funciones: Son fórmulas predefinidas que tenemos a nuestra disposición, por medio de las cuales se pueden realizar todos los cálculos que se necesitan. Las funciones pueden aceptar números, textos, referencias o nombres de celdas y rangos. Se selecciona la celda donde se desea el resultado, luego desde «Insertar – Función» se selecciona la función deseada. Aparecerá el asistente para funciones.

El punto y coma equivale a «y», es decir, =SUMA(B3;B4) equivale a sumar B3 y B4.

• Nombre: Indica el tipo de cálculo realizado, en este caso una suma.
• Argumento: Elementos sobre los que se llevará a cabo el cálculo.
• =: Indica que se introduce una fórmula o una función manualmente.
• ; o ,: Separa argumentos o elementos que se suman o restan y no se encuentran adyacentemente ubicados.
• :: Indica un rango.

Configurar Página e Impresión

• Configurar página: En esta opción se selecciona todo lo referente a la página.
• Orientación: Vertical o apaisado del papel al imprimir.
• Escala: Permite la opción de aumentar o reducir el tamaño de la hoja de cálculo con respecto a la página, según sea mayor o menor de 100.
• Márgenes: Se determinan los márgenes del documento y cómo se centra el cuadro con respecto a los márgenes.
• Encabezado/Pie: Presionando «Personalizar encabezado/pie de página», aparecerá una ventana en la que se pueden realizar los cambios.
• Presentación preliminar: Muestra el documento como si realmente estuviera impreso sin la necesidad de hacerlo.
• Ordenamiento: Se puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.

Otras Funciones

HOY, POTENCIA, PRODUCTO, COCIENTE, REDONDEAR, PROMEDIO.

Funciones Condicionales

Funciones que nos permiten establecer una o más condiciones sobre el valor de otras celdas determinadas y actuar según la respuesta obtenida.

Función SI

Nos permite realizar una comparación o condición, la cual puede tener dos posibles resultados: verdadero o falso, y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.

Estructura:

• El primer argumento es la pregunta o prueba lógica.
• El segundo argumento es el texto, valor o acción a realizar en caso de que el primer argumento sea verdadero.
• El tercer argumento es el texto, valor o acción a realizar en caso de que el primer argumento sea falso.

Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o falsa.

Para realizar la prueba lógica, podremos utilizar los siguientes operadores de comparación: =, >, <, >=, <=, <>.