Gestión de la Correspondencia y la Documentación

1. El sistema de canalización en la distribución del correo en la empresa depende:
   1. Del tamaño de la empresa, de su organización y de las responsabilidades otorgadas por los directivos a sus subordinados.
2. ¿Cuál de las siguientes definiciones es la de microfilme?
   1. Nos permite archivar documentos basados fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o de papel, sobre un soporte fotográfico normalizado.
3. ¿Cuál de las siguientes columnas no figura en el libro de registro de entrada del correo?
   1. Observaciones
4. En el sello del registro comercial, ¿qué utilidad tiene la fecha de contestación?
   1. En el futuro, la podemos utilizar como fecha de referencia (n/escrito).
5. En el libro de registro de salida de correspondencia, en la columna «observaciones» indicaremos:
   1. Si el documento es un certificado, una carta urgente, etc.
6. Las columnas de las que consta el libro de registro de entrada de FAX son:
   1. Día, hora, nº de orden, remitente, resumen del contenido, departamento/persona que lo recibe, firma de la persona que lo recibe.
7. ¿Dónde debemos guardar los correos electrónicos que recibamos en nuestro puesto de trabajo?
   1. En una carpeta del correo electrónico.
8. En el sistema de clasificación alfabético, los documentos se ordenan tomando como base:
   1. En las personas físicas, los apellidos; y en las personas jurídicas, la razón social de la empresa.
9. Cuando una empresa debe presentar declaraciones de IVA, impuesto de sociedades, etc., ¿qué periodo de tiempo es el más recomendable si lleva un sistema de clasificación cronológica?
   1. Trimestral.
10. ¿Qué clase de empresas utilizan como sistema de clasificación principal el cronológico y, como auxiliar, el alfabético-geográfico?
    1. Comercios.
11. Si tuvieses que clasificar alfabéticamente a la Dra. Magdalena Llorens Pérez, ¿cómo debería quedar ordenado?
    1. Llorens Pérez, Magdalena (Dra.).
12. La clasificación cronológica es aplicable cuando…
    1. El material clasificado es poco voluminoso.

Organización y Gestión de Archivos

1. ¿Por qué es necesario conservar la documentación de la empresa?
   1. Por exigencia legal.
2. El conjunto de datos a través de los cuales se obtiene una determinada información en la empresa está reflejado en:
   1. Los documentos.
3. La clasificación de los archivos se hace atendiendo a su:
   1. Grado de utilización y grado de autonomía.
4. Las carpetas colgantes forman parte de los sistemas de archivo:
   1. Convencionales.
5. La organización del archivo queda supeditada al:
   1. Grado de autonomía.
6. Un mueble archivador ignífugo pertenece a:
   1. Mobiliario de seguridad.
7. Respecto a las normas prácticas de utilización del archivo:
   1. No existen unas normas o normativas dictadas o escritas al respecto. Cada empresa aplicará las reglas que le sean útiles, siendo la mejor la del sentido común.
8. ¿A qué va ligado el control del archivo?
   1. Al movimiento de los documentos guardados, dependiendo de su operatividad.
9. Respecto al informe, ¿cuál es su parte principal?
   1. El contenido, sin lugar a dudas.
10. Los ficheros se clasifican en:
    1. Simples y rotativos.
11. Partes fundamentales del informe:
    1. Encabezado (portada e introducción), contenido, final (anexos, extracto e índice).

Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Oficina

1. Desde el punto de vista del trabajo en la oficina, podemos dividir los ordenadores en dos grandes grupos…
   1. Ordenadores personales y Notebooks.
2. ¿Cuál de los siguientes inconvenientes no lo encontramos en un procesador de textos?
   1. El tamaño de ciertos documentos hace imposible guardar toda la información en un solo archivo.
3. En las impresoras láser, el tambor está cargado:
   1. Electrostática o magnéticamente.
4. ¿Cuál de las siguientes ventajas no pertenece a la impresora de inyección?
   1. Posibilidad de hacer copias al confeccionar el original si se dispone de papel autocopiativo.
5. De las siguientes afirmaciones, ¿cuál es correcta?
   1. El módem es un aparato que nos permite conectarnos con otros ordenadores a través del sistema de teléfono (RTC).
6. Con respecto a las características funcionales del FAX, una de las siguientes funciones no es correcta, ¿cuál?
   1. El acceso al FAX no se puede restringir mediante claves personales.
7. ¿Qué clase de red nos permite conectar ordenadores a través de satélites?
   1. WAN.
8. En la siguiente dirección de correo electrónico (sofisa@gmail.com), ¿qué parte de la misma no indica el dominio?
   1. sofisa
9. Señala aquella aplicación que creas que no es realizada por el correo electrónico en el desarrollo de una actividad comercial.
   1. Seguridad en la transmisión, así como la irrefutabilidad de la comunicación.
10. Si cuando intentas mantener una videoconferencia te sale una ventana emergente avisándote de que necesitas instalar un CODEC, ¿qué necesitas para poder realizar dicha videoconferencia?
    1. Instalar el software que me permita la compresión y descompresión de vídeo.
11. Un certificado electrónico es…
    1. Un documento firmado electrónicamente.
12. Indica cuál de los siguientes equipos no es considerado como dispositivo de oficina móvil.
    1. Router.
13. Las bases de datos manuales…
    1. Son difíciles de gestionar y modificar.
14. Entre las ventajas de un sistema de gestión de bases de datos, no podemos encontrar…
    1. Inconsistencia en los datos.
15. El conjunto de registros que contienen la misma información se denomina…
    1. Campo.
16. ¿Qué elemento de una base de datos nos permite controlar la ejecución de una aplicación?
    1. Formularios.
17. ¿Cuál de las siguientes funciones no es realizada por una base de datos?
    1. Las bases de datos solamente se pueden utilizar en un puesto de trabajo.
18. A la hora de reducir la información almacenada en nuestros archivos, ¿qué información no eliminarías?
    1. La información de aquellos datos de los cuales tenemos autorización para su archivo.
19. Si un archivo tiene la extensión AAC, ¿qué tipo de información contiene?
    1. Un sonido.
20. En las propiedades de una carpeta de Windows, desde la pestaña de seguridad podemos…
    1. Aplicar permisos especiales a las personas que puedan tener acceso a la misma.