Sistemas de Información Empresarial

Un sistema de información empresarial es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.

Objetivo de los Sistemas de Información Empresarial

Facilitar el desempeño de las actividades administrativas y de gestión en todos los niveles de la empresa, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona que la necesita, en el momento y lugar oportunos y con el formato preciso para su utilización correcta.

Objetivos Básicos de los Sistemas de Información Empresarial

• Automatización de procesos operativos.
• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Conceptos Relacionados

• Datamining: Predicción de futuras tendencias y comportamientos.
• Data warehousing: Colección de datos en la cual se encuentra integrada la información de una institución y que se usa como soporte para el proceso de toma de decisiones gerenciales.
• Sistema de información: Reúne, procesa, almacena, analiza y difunde información para un objetivo específico. Tiene entradas y salidas. Procesa las entradas y produce las salidas que serán enviadas al usuario o a otro sistema.

La Empresa

Objetos de la Empresa

Capital, recursos humanos, productos o servicios que presta y los inmuebles en los que desarrolla su actividad.

Finalidad de la Empresa

La producción de bienes y la obtención de beneficios, que se conseguirá de la interacción con el mundo exterior, con su entorno.

Estructura de la Empresa

• Organización.
• Gestión.
• Operativa diaria.
• Implantación de los controles adecuados para comprobar el ajuste de los objetivos definidos con los logrados en cada momento.

Subsistemas de la Empresa

• Subsistema real: Áreas o departamentos empresariales que intervienen directamente en la gestión de la producción.
• Subsistema financiero: Encargado de la gestión, captación, administración y control de los recursos financieros.
• Subsistema directivo: Responsable de la definición de objetivos, de la toma de decisiones y de la gestión de la calidad de cada elemento de la empresa.

Sistema Informático

Gestión de un sistema de información realizada parcial o totalmente por ordenadores.

Tipos de Sistemas de Información

• Programas ofimáticos: Los que permiten el intercambio de información, como las suites integradas de Microsoft Office o Lotus SmartSuite, y los sistemas de comunicación basados en Internet.
• Sistemas de proceso de transacciones: Dos fases:
  • Adquisición de datos: Confirmado por la selección y almacenamiento informatizado de los datos y la revisión y corrección de errores de la información almacenada.
  • Tratamiento: Clasificación y codificación, creación de los soportes de software necesarios para recibir los datos y almacenamiento o actualización de los datos en las tablas.
• Sistemas de información de gestión: Permiten la creación de informes complejos y agrupados a partir de los datos individualizados introducidos en la base de datos.
• Sistemas de soporte a la toma de decisiones: Su utilidad es la facilidad de obtener información que ayude a la toma de decisiones no repetitivas o no estructuradas, facilitan conseguir una solución para el problema planteado.
• Sistemas expertos.
• Sistemas inteligentes de soporte a la decisión: Sistemas autónomos en su funcionalidad, dotados de inteligencia artificial para mejorar su propia toma de decisiones.

Diseño Físico de Sistemas de Información

Modelos Empleados

• Basado en ficheros de datos y programas que interactúan con ellos.
• Basado en la gestión de bases de datos.

Ficheros

Agrupación de datos que están relacionados y que hacen referencia a un tema o temas determinados y que se ubica en uno o más lugares concretos.

Clasificación de Ficheros Según su Función y Uso

• Permanentes: Aquellos cuyo contenido permanece prácticamente inalterable en el tiempo.
  • Maestros.
  • Constantes.
  • Históricos.
• Temporales: Poco tiempo desde su creación.
  • De movimiento: Información para actualización de maestros y se destruyen después.
  • De maniobra: Contienen información relativa a un proceso que todavía no se ha finalizado.

Organización de un Fichero

Es la forma de estructurar y almacenar datos en un dispositivo de almacenamiento.

Clasificación de Ficheros Atendiendo a su Direccionalidad

• Archivos sin dirección: Aquellos en los que no es posible acceder a los contenidos a partir de una dirección, sino que hay que hacerlo leyendo secuencialmente la información hasta llegar al dato requerido.
• Archivos con dirección: Aquellos en los que existe una relación biunívoca entre contenidos y ubicación de dichos contenidos.

Modo de Acceso a un Fichero

Es la forma en que un dispositivo que maneja un soporte de información, que contiene un archivo, se posiciona en un determinado lugar del mismo para realizar una operación de lectura o escritura de un registro.

Tipos de Acceso

• Secuencial: Accedemos al primer registro del archivo y después, a todos los sucesivos hasta llegar al registro deseado.
• Directo: Nos posicionamos sobre cualquier registro sin necesidad de haber accedido antes a los anteriores.

Diseño de Ficheros

Se plantea el problema, se decide si debe haber ficheros, cuántos debe haber, la organización que van a tener, qué información contendrán y qué programas los usarán.

Operaciones Sobre un Fichero

• Creación.
• Apertura: Es necesaria antes de realizar cualquier otra operación que necesite acceder al contenido de un fichero.
• Ordenación: De acuerdo a unos criterios previos y de acuerdo a la información almacenada en uno o varios campos.
• Compactación: Reorganiza los registros del fichero eliminando los huecos libres.
• Cierre: Evitará modificaciones accidentales.

Operaciones en Registros de un Fichero

• Actualización: Adición, inserción, modificación o eliminación de registros. Permite mantener el fichero actualizado.
• Consulta: Permite acceder a los registros para conocer el contenido de sus campos.

Operaciones que Crean Nuevos Ficheros

• Copia: A partir de un fichero se crea otro con la misma estructura y contenido.
• Intersección: Consiste en crear un nuevo fichero partiendo de los registros comunes de dos o más ficheros con la misma estructura.
• Concatenación: Con dos ficheros de la misma estructura, se crea un tercer fichero que contiene la información de ambos.
• Partición: A partir de un fichero se crean uno o más ficheros con la misma estructura y contenido.

Problemas de los Gestores de Ficheros

Respecto a los Archivos

• Integridad semántica: Conjunto de restricciones, también llamadas reglas de validación o limitantes de consistencia, que permiten o no almacenar determinados valores.
• Control de autorizaciones: Tratamos de evitar que se produzcan accesos indebidos a los datos.
• Concurrencia de accesos: Varios usuarios acceden a la vez al mismo fichero de datos para trabajar con él, sin que exista un programa que controle el orden de acceso de los usuarios al fichero.

Respecto a los Datos

• Redundancia: Repetición innecesaria de información en varios ficheros.
• Inconsistencia: Información redundante en la que los datos de los distintos ficheros no concuerdan entre sí.
• Aislamiento: Fragmentación de la información.

Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD y SGBDR)

• SGBD: Es el software que permite introducir, organizar y recuperar la información de las bases de datos.
• SGBDR: Es el software que almacena los datos en forma de tablas.

Funciones de un SGBDR

• Definición de tablas y relaciones.
• Ayuda a la introducción, modificación y borrado de datos.
• Realización de consultas.
• Creación de formularios.
• Creación de informes.
• Módulo para crear programas o aplicaciones.

Ventajas del Diseño de Bases de Datos (BD)

• Independencia lógica de datos: Los cambios realizados en un objeto de la base de datos no obligan a modificar otros elementos de la base de datos.
• Independencia física de los datos: La BD no depende del dispositivo de almacenamiento en que se guarde.

Características de las Bases de Datos (BBDD)

• Desempeño.
• Mínima redundancia.
• Capacidad de acceso.
• Simplicidad.
• Integridad.
• Seguridad y privacidad.
• Afinación.
• Interfaz con el pasado y con el futuro.

Ventajas de las BBDD frente a los Sistemas Gestores de Ficheros

• Control centralizado de los datos, de los usuarios y de sus accesos.
• Mayor coherencia de los datos al eliminar la inconsistencia.
• Almacenamiento físico eficiente, es más compacto.
• Mantenimiento de la integridad de la BD aunque se compartan datos entre diferentes usuarios.

Base de Datos (BD)

Colección de archivos relacionados que almacenan:

• Una representación abstracta del dominio de un problema del mundo real.
• Los datos correspondientes a la información acerca del mismo.

Objetivos de las Bases de Datos

• Uso de los datos de múltiples maneras.
• Los programas nos servirán aunque se modifique la BD.
• Bajo costo de almacenamiento y uso de los datos.
• Menor proliferación de datos.
• La rapidez en la devolución de los datos consultados será acorde al uso de los mismos.
• Claridad.
• Facilidad de uso.
• Flexibilidad en cuanto a la forma de acceder a los datos.
• Rápida atención de interrogantes no previstos.
• Facilidad para el cambio.
• Integridad.
• Privacidad.
• Seguridad.
• Disponibilidad de uso.

Requisitos para Cumplir los Objetivos de las Bases de Datos

• Independencia física de los datos.
• Independencia lógica de los datos.
• Redundancia controlada.
• Adecuada rapidez de exploración de la BD.
• Normalización de los datos.
• Diccionario de datos.
• Interfaz de alto nivel con los programadores.
• Controles de integridad de los datos.
• Fácil recuperación en caso de fallo.
• Debe ser posible ajustar el rendimiento de la BD.
• Deben existir ayudas para el diseño y la supervisión de la BD.
• Deben existir utilidades de migración de los datos.

Elementos de una Base de Datos

• Entidad: Cualquier cosa sobre la cual se almacena información.
• Atributos: Propiedades interesantes desde el punto de vista del tratamiento informático.

Arquitectura ANSI

Nivel Externo

• Nivel más cercano a los usuarios y a su forma de ver los datos.
• Cada nivel describe sólo la parte de la BD que necesita para su aplicación.
• Existen distintos tipos de usuarios.

Nivel Lógico

• Describe qué datos se almacenan en la BD.
• Independencia lógica de los datos.

Nivel Físico

• Describe cómo se almacenan realmente los datos.
• Independencia física de los datos.