1) ¿Qué son los sistemas de información y cuál es su importancia? Un sistema de información es un conjunto organizado de personas, reglas, normas y procedimientos, archivos, equipos, programas y datos almacenados que funcionan en conjunto para capturar, procesar y diseminar la información de una organización de forma confiable, oportuna, sencilla y rentable. Un sistema de información para la organización es de suma importancia, pues facilita la organización y normalización de la información, con lo cual permite conocer el estado de los datos, la información sobre mercados y competidores, estadísticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la gestión organizacional y la toma de decisiones.

2) Existen sistemas de información gerenciales y sistemas de información transaccionales. ¿En qué consiste cada uno de ellos? Explique en qué consiste esto y un ejemplo:

Sistemas de Información Gerencial

Se enfocan en el apoyo para la toma de decisiones, ya sea cuando los requerimientos de información pueden ser identificados de antemano o con decisiones únicas que no se repiten y carecen relativamente de estructura. La mayor parte de la información que utiliza ya está almacenada en los sistemas de procesamiento de transacciones. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y gerenciales de la organización. Ejemplo: programas de control.

Sistemas Transaccionales

Son aquellos utilizados a niveles operativos en las organizaciones. Contienen un registro detallado de las operaciones realizadas por la organización, es decir, captura de datos, validación de datos, acceso a datos existentes, cálculos o procesamiento y almacenamiento de los mismos. Ejemplo: contabilidad.

Una transacción implica:

Captura de datos, validación de datos, acceso a datos existentes, cálculos o procesamiento de los datos, almacenamiento de datos.

3) ¿En qué consiste la interfaz entre dos sistemas? Mencione dos ejemplos: Se puede decir que es la conexión entre dos sistemas, como por ejemplo: hombre-máquina, cerebro – nervios, ciencia – medicina.

4) ¿En qué consiste la etapa de análisis de requerimientos de la información? Consiste en recopilar toda la información que se necesita para desarrollar el sistema. En esta etapa, los especialistas funcionales en conjunto con el equipo de proyecto elaboran una lista explicando todos los requerimientos de información necesarios para el buen manejo de la organización. La elaboración de este listado debe ser riguroso y minucioso, ya que de no ser así se podrían presentar errores que atrasen el desarrollo del sistema.

¿Cuál es la importancia de esta etapa? Es importante porque dicha información presentada en el listado es lo que va a permitir la elaboración y el desarrollo del sistema.

¿Cuál es el papel que cumplen durante esta etapa, los especialistas del área a ser automatizada (expertos funcionales) y los analistas del sistema?

– Los expertos funcionales son las personas que pertenecen a un área específica de la organización y por lo tanto conocen el funcionamiento del área que se va a automatizar.

– Los analistas del sistema son aquellas personas que poseen la capacidad de tomar la información suministrada por los expertos funcionales, y buscan la mejor manera de presentarla para organizarla en el sistema.

5) Cuando se requiere implantar un nuevo sistema de información, podemos adquirir algún software ya existente en el mercado o podemos desarrollarlo a la medida de nuestra organización. Una vez que se tienen todos los requerimientos de información bien definidos, ¿qué recomendaría hacer para tomar la decisión de elegir uno de dichos paquetes o emprender un desarrollo a la medida?

– Lo más recomendable es elaborar una comparación detallada entre adquirir el paquete y desarrollarlo a la medida. Se debe evaluar principalmente cuál de los dos proporciona una mayor satisfacción de los requerimientos, cuál es el costo de ambos, cuánto tiempo lleva su implantación, cuál tiene mayor facilidad de uso, cuál contiene una base de datos más completa, así como el soporte y asesoría referente al mismo, y una vez estudiados estos elementos del sistema, tomar la decisión y escoger el sistema que sea más conveniente para el usuario.

6) Al terminar la implantación de un sistema de información comienza una etapa llamada mantenimiento. ¿En qué consiste? ¿Cuándo finaliza? ¿En qué consiste el ciclo de vida de los sistemas de información? El mantenimiento consiste en mantener y actualizar el sistema, conservándolo siempre activo y rápido, y en verificar los errores y problemas que puedan presentarse. La etapa de mantenimiento nunca finaliza, ya que hay que revisarlo cada cierto tiempo y mantenerlo en funcionamiento, solo finaliza si se cambia el sistema. El ciclo de vida de los sistemas de información abarca desde el momento que se instala o desarrolla el mismo, el tiempo que se mantenga en uso, las mejoras y el mantenimiento que se realice, hasta el momento que se decida cambiar de paquete o desarrollar uno nuevo.

7) ¿Cuál es la diferencia fundamental entre información y datos? Se puede decir que la diferencia fundamental es que la información son conjuntos de datos que transmiten un conocimiento, el cual permite la toma de decisiones. Y los datos son símbolos que describen hechos, condiciones, valores o situaciones. Un dato puede ser una letra, un número, un signo ortográfico o cualquier símbolo y que representa una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información.

8) En la etapa de análisis de requerimientos es necesario recopilar necesidades de información y para ello nos valemos de dos técnicas: entrevistas y sesiones de trabajo conjuntas. Explique en qué consisten y mencione las ventajas y desventajas de cada una de ellas:

Entrevistas

Es realizada a personas que conocen acerca del manejo de la información de una empresa, lo cual consiste en obtener y ampliar los objetivos, preparando una lista de los puntos y necesidades a tratar (preparación, conducción, documentación y aprobación). Las ventajas están en que el cliente puede opinar y encaminar su sistema de acuerdo a las necesidades que se presentan y las desventajas son que si se presenta un cambio en el sistema de acuerdo a lo que el cliente quiere, se pueden ir desarrollando una serie de cambios que dificultarían alcanzar los objetivos ya planeados.

Sesiones de Trabajo

Es una reunión entre varias personas (especialistas en el área de negocio) por medio de talleres; permiten al cliente ver cómo se desarrolla y va a estar desarrollado el sistema (preparación, conducción, documentación y aprobación). Las ventajas son que las sesiones de trabajo son más efectivas en cuanto a la calidad de información y tiempo requerido, reducen la cantidad de entrevistas requeridas, facilitan el consenso y apuntan hacia el trabajo en equipo; en cuanto a las desventajas, es más difícil lograr coordinar con los expertos del área, claves en cuanto al levantamiento de los requerimientos de información.

9) ¿En qué consiste el alcance o frontera de un sistema? Límites físicos o conceptuales que separan un sistema de otro o un subsistema del sistema que lo contiene.

10) ¿Cuáles son los requerimientos de información de una organización? ¿En qué fase del proceso de implantación de un sistema de información se obtienen? ¿Qué técnicas se recomienda utilizar? ¿Cuáles son los roles más importantes en esta fase? ¿Cuáles serían las consecuencias de omitir algunos requerimientos de información?

– Los requerimientos de información son la recopilación de toda la información que se necesita para desarrollar el sistema. Es importante porque dicha información es la que va a permitir la elaboración y desarrollo del sistema. Dichos requerimientos se obtienen en la primera fase, en el proceso de implantación del sistema.

Las técnicas recomendadas para el análisis de los requerimientos son:

1. Recopilación de requerimientos de información, mediante entrevistas, sesiones de trabajo conjunto.
2. Modelado de procesos: diagrama de flujo de datos, diagrama de descomposición funcional, diagrama de flujo, flujograma.
3. Modelo de datos: diagrama de entidad – relación, documentación de entidades.
4. Prototipos: menú de opciones, pantallas de ingreso y consulta de datos, reportes, gráficas.

Los roles más importantes en esta fase son:

1. Los expertos funcionales: son aquellas personas que pertenecen a un área específica de la organización, los cuales conocen el funcionamiento del área que se va a automatizar.
2. Los analistas de sistemas: son aquellas personas que poseen la capacidad de tomar la información suministrada por los expertos funcionales y buscar una buena organización para su presentación en el sistema.

Las consecuencias de omitir algunos requerimientos de información serían:

1. El sistema probablemente no funcionaría como el usuario desea.
2. La calidad del sistema se vería afectada.
3. Que los datos necesarios no sean veraces.

11) Se requiere desarrollar un sistema de información para un club de video que se instalará en la universidad y usted ha sido contratado como experto funcional para trabajar en el proyecto. Elabore la lista de requerimientos de información que tiene esta área para funcionar adecuadamente.

Lista de requerimientos:

• Nombre de las películas: código de película, ubicación en el estante, existencia de dicha película, sección de película (acción, comedia, etc.)
• Clientes: nombre, cédula, sexo, edad, número de teléfono, dirección
• Costo de alquiler
• Costo de la mora: está asociado a los días que pasan sin entregar el libro luego de que la fecha de entrega haya pasado
• Costo por extravío: este dependerá del tipo de película que sea
• Nómina: nombre, cédula, número de teléfono, dirección, tiempo el cual el personal tiene trabajando para la entidad, sueldo
• Facturación
• Reportes al finalizar la jornada laboral del día

12) Se requiere desarrollar un sistema de información para la biblioteca de la universidad y usted ha sido contratado como experto funcional para trabajar en el proyecto. Elabore la lista de requerimientos de información más importantes.

Lista de requerimientos:

• Datos sobre libros: título, autor(es), editorial, año, materias, código del libro
• Mantener datos sobre ejemplares: código de ejemplares, estado (disponible, en préstamo, desechado, dañado, cota (código de ubicación debe estar en el ejemplar))
• Datos sobre autores: código de autor
• Datos de editorial: código de la editorial
• Datos de materia: código de materia

13) ¿En qué consiste la implantación de un sistema de información? ¿Cuál es la etapa que considera más importante y por qué?

La implantación de un sistema apropiado consiste en controlar y generar constantemente la información relacionada con todas las áreas que componen una organización. Para llevar a cabo dicha implantación debe tenerse un profundo conocimiento de toda la organización y debe tomarse muy en cuenta al momento de dar este paso qué tanto puede un determinado sistema satisfacer las necesidades de la empresa, cuál es el costo de la implantación, qué tan confiable es y cuánto tiempo se requiere para su inclusión y puesta en marcha en la empresa.

Análisis de requerimientos de información. Es la etapa donde se define el conjunto a través de los 4 modelos:

1. Listado de requerimiento.
2. Modelo de procesos: modelamos los procesos que tienen que ver con la transformación de información.
3. Modelo de datos: todos los que serán manejados en el sistema.
4. Portafolio: se ve cómo será el sistema a futuro.

Esta etapa es de gran importancia ya que a través de esta es donde las entidades especifican los requerimientos del sistema, es decir, lo que se busca que el sistema contenga para satisfacer sus necesidades. En caso tal de que esta fase no se diera, el sistema no cumpliría con las especificaciones necesarias para la entidad.

14) Sistemas manuales, automatizados o semi-automatizados.

• Son aquellos en los que se requiere de un operador, usuario, entre otros para el ingreso de los datos y realización de las operaciones.
• Donde el sistema realiza automáticamente todo tipo de operaciones sin la necesidad de un operador.
• Son en los que el operador ingresa todo tipo de datos aceptados por el sistema, el cual se encargará de organizar, analizar y presentar los datos de acuerdo a las necesidades del operador.

15) Explique cómo es el proceso de selección entre las diferentes opciones de paquetes existentes en el mercado y el desarrollo a la medida.

Adquisición de Paquetes:

• Existen muchos productos o paquetes diseñados con base en los requerimientos comunes de las organizaciones.
• Normalmente requieren ajustes para adicionar requerimientos particulares de las empresas.
• Son más confiables debido a que han sido probados en muchas organizaciones.
• El tiempo para la implantación es más corto.
• Implica una fuerte inversión inicial pero resulta menos costoso que los sistemas a la medida.

Desarrollo del Paquete:

• Permite satisfacer de mejor forma los requerimientos específicos de una organización.
• Existen ciertas áreas en las organizaciones donde es muy difícil estandarizar y por lo tanto no existen paquetes que puedan satisfacer los requerimientos sin una gran cantidad de ajustes.
• Tanto el tiempo como el costo de implantación son normalmente mayores a las alternativas de adquisición.

Importante destacar:

• Requerimiento de información.
• Funcionalidad del software.
• Grado de satisfacción de los requerimientos.

3.1 Importancia de cada requerimiento

3.2 Grado de satisfacción de cada requerimiento.

• Costo.
• Tiempo de implantación.
• Facilidad de uso.
• Soporte.

La gerencia determina cuáles son los requerimientos de información para entender qué es lo que necesita el sistema que determine la funcionalidad del paquete. En caso de que no cumplan con las asignaciones propuestas, el paquete puede ser adaptado.

16) ¿Cuál es el papel que cumplen durante esta etapa, los especialistas del área a ser automatizada (expertos funcionales) y los analistas del sistema?

– Los expertos funcionales son las personas que pertenecen a un área específica de la organización y por lo tanto conocen el funcionamiento del área que se va a automatizar.

– Los analistas del sistema son aquellas personas que poseen la capacidad de tomar la información suministrada por los expertos funcionales, y buscan la mejor manera de presentarla para organizarla en el sistema.