Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Un sistema de información (basado en la computadora) que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones. Se define como un medio organizado de proporcionar información pasada, presente y futura (proyecciones) relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas
• Datos
• Actividades o técnicas de trabajo
• Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Tipos de Sistemas de Información

• Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS): Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización. También se le conoce como sistema de información operativa.
• Sistemas de Información Gerencial (MIS): Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
• Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS): Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información manejan información estratégica para las empresas.
• Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS): Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
• Sistema de Planificación de Recursos (ERP): Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
• Sistema Experto (SE): Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
• Sistemas de Información Estratégicos: Puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para respaldar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores.

Funciones de un Sistema de Información

Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización. En todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, son las siguientes:

1. Procesamiento de Transacciones: Consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
2. Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo), un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).
3. Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
4. Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y transmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:

a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.

b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades de los elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo: Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.

c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.

d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalan la ocurrencia de condiciones «fuera de límite». Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.

e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas. Involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo «qué ocurre si…». No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.

5. Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-máquina. Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.
6. Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

Personas en los Sistemas de Información

Un sistema de cómputo involucra una variada gama de personas relacionadas con el mismo, puesto que su construcción, mantenimiento y uso representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.

Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el sistema a través de una estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e información generada por el sistema.