BASE DE DATOS

El conjunto unificado de información, resultante de nuestro proyecto informático y, que será compartida por los diferentes usuarios de la organización, va a conformar la denominada Base de Datos.
La función básica de una base de datos es permitir el almacenamiento y la recuperación de la información necesaria, para que las personas de la organización puedan tomar decisiones. Es así que las Bases de Datos se tornan esenciales para la supervivencia de cualquier organización; pues los datos estructurados constituyen un recurso básico para todas las organizaciones.
De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)

Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.

Tablas

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.
Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.
en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla. Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada «Empleados», en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

REGISTRO

Cada uno de los datos de una tabla son los registro, son las filas de la tabla.A modo de ejemplo son las fichas que forman parte de un conjunto de datos

CAMPO

Son cada uno de los datos en concreto que forman parte de un registro, son las columnas de una tabla, son de un tipo de dato en concreto.

TIPOS DE DATOS

Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos insertar también hipervínculos y además los los objetos OLE, por ejemplo, imágenes, sonidos e incluso los video clips.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access2003 son:

Texto

Cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo

Se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numérico

Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora

Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda

Para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No:
Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervínculo

Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como «pantallas de entrada de datos». Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado «Formulario de cliente» para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como «¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?» o «¿En qué ciudades están nuestros clientes?» Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.